Wat is een startnotitie en waarvoor gebruik je het?

Bij elk project, hoe beknopt het ook is, hoort een startnotitie. De startnotitie is een duidelijke weergave en terugkoppeling van de basisafspraken tussen de projectleider en de opdrachtgever. Het omvat onder meer informatie over het achterliggend probleem, de aanleiding en het doel van het project. Met een startnotitie krijgt iedereen eenvoudig zicht op het project en voorkom je dat er te snelle en foute aannames worden gemaakt.

Nut van de startnotitie

Een startnotitie heb je nodig omdat een project tijd en geld kost. Daarom is het belangrijk dat je heel goed weet wat je maakt en hoe je het op de meest efficiënte manier maakt, maar ook dat je weet wat het uiteindelijke doel of nut is van wat je maakt. De startnotitie legt dan ook de basis voor de verdere projectaanpak. De startnotitie dient echter nog een aantal andere doelen.

Zo helpt de startnotitie om het gesprek met de opdrachtgever voor te bereiden. Het dwingt de projectleider om over alles na te denken en het helpt een goede probleemanalyse vorm te geven. Tevens helpt de startnotitie alle betrokkenen om alert te zijn voor de risico’s die zich voor kunnen doen en om steeds te blijven focussen op de achterliggende ideeën.

Hoe en wanneer gebruik je een startnotitie?

Een startnotitie is het verslag van het eerste gesprek tussen de projectleider en de opdrachtgever over het probleem en het te verwachten resultaat. Het is de afsluiter van de eerste projectfase, de initiatiefase, waarbij de opdrachtgever zijn akkoord moet geven over de startnotitie.

In de praktijk wordt de startnotitie dan ook geschreven na het eerste verkennend gesprek en vervolgens aan de opdrachtgever voorgelegd. Vaak zal de opdrachtgever nog een aantal aanvullingen en/of wijzigingen voorstellen of andere accenten leggen. De startnotitie moet dan worden aangepast. Dit herhaalt zich tot de opdrachtgever akkoord gaat met de volledige startnotitie. Op dat moment begint de volgende fase van het project: de definitiefase. In deze fase wordt er veel uitgebreider naar het projectresultaat gekeken en zal de activiteitenplanning worden uitgewerkt.

Verder gebruik van de startnotitie

De startnotitie is in de eerste plaats bestemd voor de opdrachtgever, maar later krijgen ook de projectmedewerkers de startnotitie overhandigd. Hierdoor weten ook zij heel goed wat het resultaat moet worden en kunnen ze alvast nadenken over hun rol of bijdrage. Dit zorgt ervoor dat ze het overzicht behouden, maar het komt ook de betrokkenheid bij het project ten goede. Tevens zal de startnotitie gebruikt worden als basis voor de uitwerking van een projectplan.

Inhoud van de startnotitie

Lang niet alle projecten zijn even complex. Het is dan ook vooral bij complexe projecten dat een uitgebreide startnotitie nodig is. Daarom maken projectmanagers vaak gebruik van verschillende modellen, met een eenvoudige startnotitie voor eenvoudige projecten en een uitgebreid model voor complexe projecten. In iedere startnotitie dien je hoe dan ook aandacht te hebben voor volgende zaken:

• Het gewenste projectresultaat
• Afbakening van het project en wat al dan niet tot het projectresultaat behoort
• Achterliggend probleem of idee
• Aanleiding
• Doel van het project
• Betrokkenen bij het project
• Verkenning van de globale haalbaarheid
• Neveneffecten
• Randvoorwaarden om het resultaat te realiseren

Bij een eenvoudig project kan je bovenstaande zaken globaal behandelen. Bij complexe projecten is het nodig om de verschillende punten uit te diepen. Bij de globale haalbaarheid behandel je dan verschillende domeinen, zoals de juridische haalbaarheid, de maatschappelijke haalbaarheid en de fiscale haalbaarheid. Hierbij beschrijf je ook de te nemen maatregelen. Daarnaast kan een startnotitie nog extra punten bevatten, zoals een globale planning met behulp van een tijdlijn en/of een mijlpalenplan.