Wat is een projectplan en waarom heb ik het nodig?

Eenmaal de definitiefase van een project start, wordt er een projectteam samengesteld en neemt men de scope van het project nog eens heel goed onder de loep. Op dat moment wil men niet alleen duidelijkheid over de eisen en de wensen, maar ook over de risico’s en de beheersing. Vooral tijd, geld en kwaliteit en hoe deze drie zich ten opzichte van elkaar verhouden, is voor de projectleider belangrijk. Bij dit alles speelt het projectplan een belangrijke rol.

Wat is het projectplan?

Het projectplan is een echt basisdocument dat niet alleen wordt gebruikt om het resultaat uiterst nauwkeurig te beschrijven, bovendien bevat het ook een duidelijke fasering en planning. Via het projectplan krijgt de projectleider inzicht in de beschikbare en de benodigde tijd, de afgesproken kwaliteit, het beschikbare budget en hoe dit budget zal worden besteed. Daarnaast biedt het projectplan inzicht in hoe het project wordt georganiseerd, wie er bij het project is betrokken en wie al dan niet over bepaalde zaken moet worden geïnformeerd. Het zal dan ook niet verbazen dat het projectplan een van de belangrijkste documenten voor de projectleider is.

Het opstellen van een goed projectplan is dan ook heel belangrijk, want zonder een projectplan krijgt de projectleider onvoldoende inzicht in het keuzeproces en de mogelijke consequenties van zijn beslissingen. Het zal de projectleider ook helpen om zijn keuzes te verantwoorden tegenover de opdrachtgever. Als de projectleider wordt vervangen, bijvoorbeeld door een ziekte of ontslag, kan een nieuwe projectleider dankzij het projectplan snel aanhaken. Het projectplan dient met andere woorden verschillende doelen.

Wanneer wordt het projectplan opgesteld?

Het projectplan wordt tijdens de definitiefase opgesteld. Eenmaal het projectplan is opgesteld en het door de opdrachtgever is goedgekeurd, eindigt de definitiefase. Het project gaat dan een volgende fase in, de zogenaamde ontwerpfase. Tijdens de ontwerpfase zal de projectstructuur vorm krijgen en zullen teamleden aan rollen worden toegewezen. Het projectplan is daarbij richtinggevend.

Het projectplan is echter geen statisch document. Naarmate de activiteiten en de tijd vorderen, zal er nieuwe informatie aan worden toegevoegd. Het is een werkdocument en gedurende het volledige project zal het een hulp zijn bij verdere projectkeuzes. Het projectplan is steeds een afspiegeling van de actuele situatie van het project en het moet voortdurend worden bijgestuurd. Het projectplan is bovendien duidelijk en beschikbaar voor iedereen die bij het project betrokken is, hoewel het in de praktijk vooral wordt gebruikt als afstemmingsdocument tussen de opdrachtgever en de projectleider enerzijds en tussen de projectleider en het projectteam anderzijds.

Wat staat er in het projectplan?

In een eenvoudige versie van een projectplan is er minstens informatie te vinden over de organisatie van het project, het gewenste resultaat, de fasen van het project, de activiteitenplanning en de beheersing van tijd, kwaliteit en geld. In een uitgebreide versie hebben we het ook over de aansturing, de bemensing, de samenwerking, de doelstellingen, de haalbaarheidsstudies, de concrete activiteiten, de implementatie en de evaluatie. Het is niet ongewoon dat ondernemingen verschillende sjablonen hebben voor verschillende projecten, waarbij vooral de complexiteit en het belang van het project bepalend zijn.