Wat is de definitiefase van een project?

Ieder project bestaat uit verschillende fasen. De eerste fase bespraken we eerder al en is de initiatiefase. Tijdens de initiatiefase verkrijgen we een globaal beeld van het project en wordt er een projectopdracht samengesteld. Wanneer de projectopdracht door de opdrachtgever wordt goedgekeurd, start de definitiefase. Tijdens de initiatiefase is ook het verloop van de definitiefase al concreet uitgewerkt. Vaak is het al duidelijk welke activiteiten tijdens de definitiefase nodig zijn en hoe zij zullen worden aangepakt.

Doel van de definitiefase

Het voornaamste doel van de definitiefase is het verkrijgen van een compleet en concreet beeld van de eisen met betrekking tot het projectresultaat. In eerder algemene bewoordingen kwamen die eisen al aan bod tijdens de initiatiefase, maar nu worden ze geconcretiseerd in vaak meetbare voorwaarden. Op het einde van de definitiefase moet het duidelijk zijn wat er echt van het project wordt verlangd. De criteria die tijdens de definitiefase worden opgesteld, zullen later dienen om het project te evalueren.

Activiteiten tijdens de definitiefase

De goedgekeurde projectopdracht vormt de basis van de definitiefase. Die definitiefase start meestal met het verzamelen van basismateriaal met betrekking tot het project. Vervolgens worden er, op basis van de projectopdracht, projecteisen opgesteld. Deze projecteisen zijn vierledig en zo concreet en meetbaar mogelijk geformuleerd. Het gaat hierbij om:

• Functionele eisen ten aanzien van het projectresultaat
• Operationele eisen ten aanzien van het projectresultaat
• Randvoorwaarden met betrekking tot het projectresultaat
• Beperkingen ten aanzien van het projectresultaat

Nu de projecteisen concreet zijn, kan er een haalbaarheidsstudie worden georganiseerd. Hieruit kan blijken of een project over de volledige lijn haalbaar is hetzij volledig onhaalbaar is. In de praktijk zal evenwel vaak blijken dat het project haalbaar kan zijn, maar dat er tegenstrijdige eisen zijn. Deze moeten altijd eerst worden weggewerkt vooraleer we verder kunnen gaan.

Wanneer de projecteisen opnieuw zijn bijgeschaafd, stellen we een plan van aanpak voor de volgende fasen samen. Bij dit plan van aanpak zijn we vooral heel concreet ten aanzien van de volgende fase (de ontwerpfase) terwijl de andere fasen (de voorbereidingsfase, de realisatiefase en de nazorgfase) algemeen aan bod komen. Het raamwerk van de projectstructuur, met deelprojecten en onderliggende afhankelijkheden, wordt hierbij verfijnd.

Afsluiten van de definitiefase

Na de definitiefase is er een projectprogramma dat eventueel wordt voorgelegd aan opdrachtgevers of externe partners. Wanneer het projectprogramma wordt goedgekeurd, loopt de definitiefase in principe op zijn einde. Het goedgekeurd projectprogramma zal vervolgens de basis vormen voor de ontwerpfase die we later behandelen.

Tijdens deze ontwerpfase wordt het concreet duidelijk hoe het eindresultaat eruit zal komen te zien. Dit eindresultaat zal uiteraard moeten voldoen aan de eisen die tijdens de definitiefase werden gesteld. Hieruit blijkt het belang van de definitiefase: zonder concrete en meetbare eisen zal een project nooit kunnen slagen. Bovendien zal ook de evaluatie- en nazorgfase niet goed verlopen. Het mag dan ook duidelijk zijn dat elke fase van een project heel belangrijk is. Dat benadrukten we eerder al in onze bespreking van de initiatiefase en dat kunnen we eigenlijk niet voldoende benadrukken.