Samenhang tussen activiteiten weergeven met een netwerk- of balkenplanning

In onze vorige blog hebben we het gehad over de activiteitenplanning. Om de samenhang tussen de activiteiten zichtbaar te maken, hebben we toen uitgelegd dat het belangrijk is om een work-breakdownstructuur te maken. Aansluitend hierop kan je deze samenhang ook verder zichtbaar maken door middel van een netwerkplanning en een balkenplanning. We leggen het voor je uit.

Netwerkplanning voor complexe projecten

De netwerkplanning is een overzicht waarbij je in concrete cijfers een aantal gegevens weergeeft op basis waarvan je het projectmanagement kan sturen. Door een overzicht van de samenhang en de benodigde activiteitenduur kan de projectmanager controleren of het project correct verloopt en op schema zit.

Hierbij worden er heel wat gegevens verwerkt, waardoor het handig is om een planningsprogramma te gebruiken. Voorheen maakte men vaak gebruik van MS-project, maar tegenwoordig kan je ook opteren voor projectmanagementsoftware. Het handmatig doorrekenen van een netwerkplanning is onbegonnen werk. De projectplanning wordt namelijk vooral bij complexe projecten gebruikt, terwijl het balkenschema een goede keuze is bij eenvoudigere projecten.

Opstellen van een netwerkplanning

Een netwerkplanning wordt aansluitend op de activiteitenplanning gemaakt. Hierbij krijgen alle activiteiten een letter mee en wordt alles op een logische plaats gezet. Zo zie je meteen wat eerst moet gebeuren, wat tegelijkertijd kan enzovoort. Daarom wordt het ook een netwerkplanning genoemd: het geeft een netwerk van activiteiten weer die de afhankelijkheid aangeven.

In de praktijk worden per activiteit volgende gegevens weergegeven:

• Doorlooptijd van de activiteit
• Speling (float of slack): de tijd die voor de activiteit beschikbaar is boven de geschatte doorlooptijd
• Vrije speling: de tijd waarmee de activiteit kan worden uitgesteld of verlengd
• Vroegst mogelijke start van de activiteit
• Vroegst mogelijke afronding van de activiteit
• Laatst mogelijke start van de activiteit
• Laatst mogelijke afronding van de activiteit

Balkenplanning voor eenvoudigere projecten

Bij eenvoudigere projecten is het handiger om een balkenschema of een bar chart op te nemen. Ook hierop zijn alle activiteiten en hun onderlinge samenhang weergegeven. Elke activiteit is hierbij een balk en de lengte van de balk geeft de duur van het project aan. Op de horizontale as van de balkenplanning is de tijdseenheid uitgezet. De detaillering hiervan moet aansluiten bij de totale doorlooptijd van het project. Bij een doorlooptijd van een jaar kies je bijvoorbeeld voor een planning in weken en bij een doorlooptijd van een maand voor een planning in dagen. Ook geeft de balkenplanning de samenhang tussen de activiteiten weer door de manier waarop de balken op elkaar aansluiten.

Het voordeel van een balkenschema is dat je op een heel eenvoudige manier inzicht krijgt in de activiteiten van het project en meteen ook ziet wanneer activiteiten moeten starten en hoelang ze mogen duren. Er zijn echter minder gegevens opgenomen en bovendien heeft een balkenplanning de neiging om al snel onoverzichtelijk te worden, waardoor het vooral geschikt voor niet al te uitgebreide of complexe projecten.

Een balkenschema kan handmatig worden gemaakt en hiervoor zijn er uiteraard templates beschikbaar, maar het handigste is het om zo’n schema automatisch op te laten stellen met behulp van projectmanagementsoftware. Hiermee kan je eenvoudig switchen tussen een balkenplanning en een netwerkplanning, waarna je zelf nagaat welke weergave het beste aansluit bij het project.