Correct omgaan met persoonsgegevens tijdens projecten

Binnen projecten wordt er soms gebruikgemaakt van persoonsgegevens. Het veilig omgaan met deze gegevens, bijvoorbeeld bij het gebruik van projectmanagementsoftware, is essentieel. Projectmanagers en -teams moeten ervoor zorgen dat alle persoonsgegevens die binnen projecten worden verzameld, gebruikt en opgeslagen, worden beschermd conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat projectmanagementsoftware moet beschikken over robuuste beveiligingsfuncties, zoals end-to-end encryptie en sterke toegangscontroles. En dat er een geldige grondslag moet zijn voor de verwerking van deze gegevens, terwijl de AVG-rechten van de betrokkenen gerespecteerd worden. Bovendien is het cruciaal dat alle teamleden worden getraind in gegevensbeschermingsprincipes en het belang van het handhaven van privacybescherming binnen hun dagelijkse werkzaamheden begrijpen.

Risico’s bij verwerken persoonsgegevens tijdens projecten

Bij het verwerken en omgaan met persoonsgegevens zijn er verschillende risico’s waarmee rekening moet worden gehouden. In de eerste plaats is er het risico op datalekken. Onbevoegde toegang tot of onthulling van persoonsgegevens kan leiden tot identiteitsdiefstal, reputatieschade en zelfs boetes. Daarnaast bestaat het risico dat de data wordt misbruikt, bijvoorbeeld voor spam, phishing en andere illegale activiteiten. Bovendien gaat het om een schending van de AVG-regelgeving. Hierop staan flinke boetes, terwijl de slachtoffers ook nog eens een schadevergoeding kunnen eisen. Dit zijn allemaal goede redenen om de persoonsgegevens te beschermen.

Best practices bij het verwerken van persoonsgegevens tijden projecten

Er zijn verschillende dingen die je kunt doen om de genoemde risico’s te beperken. In de eerste plaats is het belangrijk om de hoeveelheid verzamelde persoonsgegevens te beperken. Verwerk enkel de persoonsgegevens die absoluut noodzakelijk zijn voor het project. Beperk daarnaast de toegang tot deze gegevens. Werk met toegangsrechten en bepaal vooraf wie toegang dient te hebben tot de gegevens. Ook is het belangrijk om deze toegang te beveiligen. Dit doe je door zowel technische als organisatorische maatregelen te treffen, waarbij het belang van encryptie niet te onderschatten is. Kies tot slot voor veilige projectmanagementsoftware waarbij de gegevens bij voorkeur in de Europese Unie worden bewaard.

Veilige projectmanagementsoftware gebruiken

Gelukkig doen veel leveranciers van projectmanagementsoftware het al erg goed als het op de beveiliging aankomt. Vaak biedt men tools voor toegangscontrole en toegangsrechten. Hierdoor kun je per project bepalen wie toegang heeft tot bepaalde gegevens. Ook op het gebied van encryptie doet men het over het algemeen goed, terwijl men ook steeds vaker gebruikmaakt van MFA. Dit wil zeggen dat een wachtwoord niet volstaat om toegang te hebben tot het account en de informatie. Desondanks blijft het belangrijk om je softwareleverancier zorgvuldig uit te kiezen. Vraag bij de klantenservice naar wat men doet om de gegevens te beschermen en of men bijvoorbeeld regelmatig audits organiseert. Daarnaast mag ook je eigen verantwoordelijkheid niet worden onderschat. Bedenk vooraf hoe je incidenten gaat voorkomen en hoe je gaat handelen als er toch een datalek of incident plaatsvindt.

Correct omgaan met persoonsgegevens

Naast de bovenstaande best practices is het belangrijk om toestemming te vragen van betrokkenen voordat je hun persoonsgegevens verwerkt, tenzij je hiervoor een andere geldige grondslag hebt. Expliciete toestemming vereist een actieve handeling van de betrokkene, zoals het invullen van een formulier of het aanklikken van een checkbox. Impliciete toestemming kan worden afgeleid uit het gedrag van de betrokkene, zoals het aanbieden van hun contactgegevens in het kader van een project. Het is belangrijk om ook duidelijk te communiceren over de doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens en de rechten van betrokkenen. Betrokkenen hebben het recht om hun toestemming in te trekken, hun gegevens te laten inzien, corrigeren of wissen, en om bezwaar te maken tegen de verwerking van deze gegevens.