Omgaan met ziekteverzuim in je projectgroep: een uitdaging voor elke projectmanager

Als projectmanager is het jouw taak om ervoor te zorgen dat projecten soepel verlopen. Je wil natuurlijk je projectdoelstellingen behalen en dat wil zeggen dat je zowel binnen het beschikbare budget blijft als het project op tijd klaar hebt. Dat wordt natuurlijk moeilijk als je wordt geconfronteerd met een hoog ziekteverzuim binnen je team. Dit kan een serieuze uitdaging vormen, zeker als het project al onder tijdsdruk staat. In dit artikel bespreken we belangrijke strategieën om effectief om te gaan met ziekteverzuim in je projectgroep.

Flexibiliteit in planning en deadlines

Wanneer teamleden ziek worden, is het essentieel om enorm flexibel te zijn in je interne planning en bij je interne deadlines. Beoordeel welke taken prioriteit hebben en welke eventueel uitgesteld kunnen worden. Het kan nodig zijn om de projectdoelen of -tijdlijnen bij te stellen in overleg met stakeholders en klanten. Transparantie en open communicatie over de impact van het ziekteverzuim op het project is hierbij cruciaal. Dit helpt niet alleen om realistische verwachtingen te scheppen, maar het toont ook aan dat je proactief handelt in het belang van het project.

Taakherverdeling en tijdelijke versterking

Een hoge ziektelast kan leiden tot een ongelijke verdeling van de werklast. Het herverdelen van taken onder de resterende teamleden is een mogelijke oplossing, maar dit moet zorgvuldig worden gedaan om overbelasting te voorkomen. Overweeg ook de inzet van medewerkers uit andere projectgroepen en het inschakelen van tijdelijke krachten of freelancers om het team te versterken. Dit kan extra ademruimte geven aan het team en helpt om de continuïteit van het project te waarborgen. Zorg ervoor dat nieuwe of tijdelijke teamleden goed worden ingewerkt en snel kunnen integreren in het team. En bewaak het budget bij het inschakelen van externe professionals.

Aanpassen van werkmethoden

Ziekteverzuim kan ook een kans zijn om de werkmethoden binnen het project te herzien. Misschien is dit het moment om meer te digitaliseren, werk op afstand te introduceren of gebruik te maken van collaboratieve online tools. Deze aanpassingen kunnen niet alleen de druk op het huidige project verlichten, maar ook bijdragen aan een efficiëntere werkwijze in de toekomst. Wees creatief en sta open voor suggesties van teamleden over hoe het werk anders kan worden georganiseerd.

Focus op welzijn en preventie

Verder is het belangrijk om te focussen op het welzijn van je team. Ziekteverzuim kan namelijk worden veroorzaakt door stress of een te hoge werkdruk. Het is daarom cruciaal om een werkomgeving te creëren waarin teamleden zich gesteund voelen en waarin aandacht is voor hun welzijn. Het aanbieden van flexibele werktijden of het bevorderen van een goede werk-privébalans kan bijdragen aan een gezonder team en aan het voorkomen van verder ziekteverzuim.

Wees proactief

Als projectmanager is het belangrijk om proactief en flexibel te handelen in het geval van ziekteverzuim. Wees voorbereid op deze risico’s en zorg dat er een draaiboek is voor hoe je hiermee omgaat. Dit maakt het eenvoudiger om de impact van ziekteverzuim te beperken. Door aandacht te besteden aan planning, taakherverdeling, werkmethoden en het welzijn van je team, kun je de impact van ziekte op je project minimaliseren en zorgen voor een succesvolle afronding van het project.