5 tips bij het overnemen van een lopend project

Het overnemen van een lopend project is vaak heel complex, soms veel complexer dan het zelf starten en beheren van een project. Zelfs de meest ervaren projectmanager loopt hierbij al eens tegen problemen aan, bijvoorbeeld als het gaat over het verkrijgen van inzicht in het lopende project of het effectief communiceren met het projectteam. In deze blog bespreken we een aantal essentiële tips die zullen helpen bij het succesvol overnemen en afronden van een lopend project.

Tip 1: Ken de huidige projectstatus

Een gedetailleerd overzicht krijgen van waar het project momenteel staat in verhouding met het geplande verloop en de einddoelen, is van vitaal belang. Dit omvat het begrijpen van de huidige mijlpalen, de uitdagingen en de reeds behaalde successen. Een nauwgezette analyse van de projectdocumentatie en diepgaande gesprekken met teamleden en stakeholders zijn hierbij onmisbaar.

Tip 2: Communiceer met het projectteam

Bij het overnemen van een project is een goede communicatie essentieel. In een ideaal geval heb je goede communicatielijnen met de vorige projectmanager, maar bij een ontslag of sterfgeval is dit niet altijd mogelijk. Dan is het vooral belangrijk om goed te communiceren met de andere stakeholders en projectmedewerkers. Het opbouwen van vertrouwen en het openen van communicatiekanalen met je team zorgt voor een betere samenwerking en een beter begrip van de projectdoelstellingen.

Tip 3: Evalueer en stel prioriteiten

Beoordeel de projectvoortgang en maak een evaluatie van wat tot nu toe is gebeurd. Dit zal je helpen om het project eventueel bij te sturen en de projectprioriteiten bij te stellen. Dit is nodig om het project op koers te houden. Het is niet ongewoon dat je van meet af aan moeilijke keuzes moet maken. Het is juist belangrijk dat je dit doet, want dit is essentieel voor het behalen van succes.

Tip 4: Monitor nauwgezet de voortgang

Bij elk project is het belangrijk om regelmatig de voortgang te monitoren en het project eventueel bij te sturen. Bij een zopas overgenomen project is dit zelfs nog belangrijker. Zorg voor voldoende tussentijdse analyses en durf bij te sturen waar en wanneer nodig. Wees bereid om flexibel te zijn en het projectplan aan te passen als dat nodig is om de doelstellingen te bereiken.

Tip 5: Maak gebruik van projectmanagementsoftware

In een ideaal geval werd er vanaf het begin gebruikgemaakt van projectmanagementsoftware. Deze software maakt het mogelijk om een project effectief te beheren en te communiceren met alle partijen. De nieuwe projectmanager kan hierdoor sneller inzicht krijgen in het project. Gebruik ook zelf de projectmanagementsoftware om het overzicht te behouden op alle taken, deadlines, en voortgang. Dit helpt niet alleen bij het organiseren en visualiseren van het project, maar ook bij het efficiënt communiceren van updates aan het team en stakeholders.

Goede projectmanagementsoftware biedt hulpmiddelen voor planning, taakbeheer en rapportage, waardoor je een beter zicht krijgt op de gezondheid van het project en beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen. Als je nog geen projectmanagementsoftware hebt, kun je de vergelijkingstool op deze website gebruiken. Deze tool helpt je aan de software die jouw project nodig heeft.