Deadlines halen met een goede activiteitenplanning

Het waarom achter de activiteitenplanning

Bij complexe projecten is het onmogelijk om alle activiteiten en de manier waarop ze onderling samenhangen te onthouden. Dit levert gegarandeerd problemen op. Daarom is een activiteitenplanning noodzakelijk. Het helpt om een inzicht te krijgen in alle activiteiten die in een project moeten worden uitgevoerd, hoe eenvoudig ze ook zijn. Het biedt ook inzicht in de noodzakelijke aanpak en het biedt een houvast wanneer taken moeten worden uitgesteld. Op basis hiervan weet men welke taken kunnen worden uitgesteld zonder de deadline te overschrijden en welke taken niet. Sommige deeltaken zijn namelijk noodzakelijk voor andere taken. Daar kunnen we minder flexibel zijn. Met een activiteitenplanning zorg je er dan ook voor dat de prioriteiten juist worden gelegd.

Het is duidelijk dat een activiteitenplanning een heel goed managementmiddel is, maar tegelijkertijd is het ook een communicatiemiddel. Het vertelt de medewerkers wanneer zij bepaalde werkzaamheden moeten verrichten en het maakt hen duidelijk van wie ze afhankelijk zijn of met wie ze moeten communiceren.

Opstellen van de activiteitenplanning

Een activiteitenplanning wordt gemaakt nadat er een overeenstemming is bereikt over het te leveren resultaat en de deadlines. Bij eenvoudige projecten is het mogelijk om een activiteitenplanning voor het volledige project te maken, maar bij complexe projecten zal je al tevreden moeten zijn met een activiteitenplanning van de eerstvolgende projectfase.

De activiteitenplanning wordt opgesteld door de projectleider, maar bij voorkeur doet hij dit niet alleen. Vaak hebben de mensen die het project moeten uitvoeren meer inzicht in de onderlinge afhankelijkheid en de vereiste duur. Daarom is het wenselijk dat minstens een vertegenwoordiger van hen betrokken wordt bij het opstellen van de activiteitenplanning.

Verticale activiteitenplanning

Bij het opstellen van een activiteitenplanning vertrek je steeds vanaf het projectresultaat. Vervolgens leg je de deelresultaten bloot waaruit het projectresultaat is samengesteld. Daarna leg je de activiteiten bloot die moeten worden uitgevoerd om de deelresultaten te bereiken. Deze activiteiten worden onder het deelresultaat genoteerd. De activiteitenplanning wordt met andere woorden verticaal uitgewerkt, van een eindresultaat naar de activiteiten.

Horizontale activiteitenplanning

Nu kan je per activiteit inplannen hoeveel tijd er per deelactiviteit nodig is, hierbij is overleg met de uitvoerenden extreem belangrijk. Dit wordt vervolgens op een horizontale tijdlijn uitgezet.

Diverse activiteitenplanning

Daarnaast is het noodzakelijk om altijd een rubriek diversen op te nemen met daarin de algemene activiteiten die nodig zijn voor meerdere deelresultaten (bv. het uitvoeren van een haalbaarheidsonderzoek), de beheersactiviteiten (bv. tijdbeheersing), de communicatie-activiteiten (bv. besprekingen met opdrachtgevers) en de nazorgactiviteiten (bv. evaluatie van projectmedewerkers). Deze diverse activiteiten zijn niet meteen noodzakelijk voor een specifiek deelresultaat, maar zijn alsnog onmisbaar voor een goede projectuitvoering. Ook deze activiteiten horen op de tijdlijn te worden geplaatst.