Strakke deadlines halen met een mijlpalenplan

Wat een project complex maakt, is de onderlinge afhankelijkheid van deelactiviteiten. Er zijn natuurlijk altijd een aantal activiteiten die onafhankelijk van elkaar kunnen worden uitgevoerd, maar wel vaker is een deelresultaat voor een volgende activiteit nodig. Dit kan voor bottlenecks zorgen en ervoor zorgen dat projecten hun deadlines niet halen. Inzicht hierin is nodig om voldoende flexibiliteit aan de dag te kunnen leggen en om extra marge te voorzien waar het nodig is. Dit inzicht verkrijgen we met een mijlpalenplan.

Wat is een mijlpalenplan?

Een mijlpalenplan is een schematische en tijdsgebonden weergave van de deelactiviteit en hun onderlinge afhankelijkheid. Het mijlpalenplan wordt opgesteld in de definitiefase. In de definitiefase is het per slot van rekening duidelijk wat het gewenste resultaat is en waar we heen willen gaan. Op dit moment moeten de activiteiten worden gepland. Al bij de vroege planning moet er dus over de onderlinge afhankelijkheid worden nagedacht.

Wat is het nut van een mijlpalenplan?

In eerste instantie is het opstellen ervan gewoon al nuttig, omdat er dan tenminste wordt nagedacht over de verschillende deelfasen en -resultaten. Ten tweede biedt het mijlpalenplan overzicht voor alle projectdeelnemers. Het maakt duidelijk hoe een vertraging op één niveau een algehele vertraging kan veroorzaken of waar er kan worden geschoven om zo’n vertraging weg te werken.

In de praktijk is het mijlpalenplan vooral een belangrijk instrument voor de projectleider. Toch is het ook nuttig om dit aan projectmedewerkers voor te leggen: het zorgt voor bewustwording. Weten wat de gevolgen van vertragingen zijn, zet wat gezonde druk op hun werk.

Eenvoudig en uitgebreid mijlpalenplan

Soms maakt men al eens een onderscheid tussen een eenvoudig mijlpalenplan en een uitgebreid mijlpalenplan. Bij een eenvoudig mijlpalenplan zijn er geen deelresultaten en maakt men enkel een planning van de mijlpalen. In de praktijk zal er echter vrijwel altijd sprake zijn van onderlinge afhankelijkheid en dringt een uitgebreidere versie zich op.

Bij een uitgebreid mijlpalenplan worden de mijlpalen net zoals bij de eenvoudige versie schematisch en per datum weergegeven. Men maakt echter ook gebruik van verbindingspijlen die aangeven wanneer een bepaalde activiteit mogelijk is.

Voorbeeld van een mijlpalenplan

Een vereenvoudigd voorbeeld van een mijlpalenplan is hiernaast weergegeven.

Hier is zichtbaar hoe team 2 en team 3 pas samen aan het deelresultaat D2 kunnen werken wanneer het eerste team klaar is met D1. Bij het op andere projecten inplannen van de drie andere teams in week 1 kan hier alvast rekening mee worden gehouden zodat ze zo nodig kunnen bijspringen. Daarnaast is een bottleneck zichtbaar bij D6. Daarom is er in de planning een week extra marge voorzien die eventueel aan andere projecten kan worden besteed. Ook kan team 4 eventueel extra worden ingeschakeld. Afronden doen we met allerlei deelactiviteiten (D9, D10, D11 en D12) die niet van de vorige schakels afhankelijk zijn en die eventueel ook eerder kunnen worden opgenomen. Zo kan er flexibel met vertragingen worden omgesprongen, maar ook met de vrije momenten wanneer projecten geen vertraging oplopen.

Laat het in ieder geval duidelijk zijn dat een mijlpalenplan definitief is wat de opeenvolging van deelfasen betreft, maar niet wat de tijdsgebonden invulling betreft. Integendeel: door vooraf goed na te denken over de inplanning van de deelactiviteiten voorziet het net ruimte voor flexibiliteit. Uiteraard is het in de praktijk complexer dan dit, omdat er tegelijkertijd aan verschillende projecten wordt gewerkt. Om dit in goede banen te leiden, mag de meerwaarde van projectmanagementsoftware niet worden onderschat.