Wat is de initiatiefase van een project?

Eerder bespraken we al de verschillende fasen die een goed project kenmerken. Deze fasen zien we steeds terugkomen ongeacht de af te leggen weg. Het gaat om de initiatiefase, definitiefase, ontwerpfase, voorbereidingsfase, realisatiefase en nazorgfase. In onze eerdere blog bespraken we eveneens hoe deze fasen in elkaar overvloeien. Nu zoomen we in op de eerste fase van het project en leggen we uit waarom de initiatiefase zo belangrijk is en wat de initiatiefase inhoudt.

Doel van de initiatiefase

Het hoofddoel van de initiatiefase is om een bepaald beeld te vormen bij iedereen die bij dit project betrokken is. Het moet duidelijk zijn waarom dit project wordt georganiseerd en wat het einddoel is van het project. Daarnaast wordt het tijdens de initiatiefase ook duidelijk wat het eindresultaat net niet mag zijn. Het is dus een eerste concretisering van het idee en het initiatief en het legt het kader vast waarbinnen het project wordt uitgevoerd.

Activiteiten tijdens de initiatiefase

Projecten die mislukken hebben vaak met elkaar gemeen dat de initiatiefase onvoldoende werd afgerond, het project onvoldoende werd afgebakend en de deelnemers eigenlijk niet helemaal begrepen wat het project inhield. Dan kan je je natuurlijk wel inbeelden dat het project ook een grote flop wordt. Volgens sommigen zijn projectmanagers vooral goed in doen alsof ze belangrijk zijn, maar hier mag het belang van een projectmanager toch echt niet worden onderschat.

De initiatiefase is de beginfase van het project en omvat dan ook een aantal initiërende activiteiten:

• Een stand van zaken opstellen
• Probleemstellingen formuleren
• Doelstellingen formuleren
• Onderzoek verrichten naar de haalbaarheid van het project
• Onderzoek verrichten naar kritische elementen
• Onderzoek verrichten naar risico’s

Na deze initiërende activiteiten wordt de feitelijke projectopdracht samengesteld. Hierin komen bovenstaande aspecten natuurlijk terug, aangevuld met:

• Een algemeen plan van aanpak met per fase een overzicht van alle inhoudelijke activiteiten
• Een algemeen overzicht van hoe inhoudelijke activiteiten zich tegenover elkaar verhouden en waar er sprake is van onderlinge afhankelijkheid
• Een concreet plan van aanpak voor de definitiefase
• Het verwerken van al deze informatie in een projectopdracht
• Initiatiemeeting houden met alle teamleden

Projectopdracht als einde van de initiatiefase

Ten slotte wordt de projectopdracht voorgesteld aan de opdrachtgever. De initiatiefase is pas afgerond wanneer de opdrachtgever akkoord gaat met de projectopdracht. Alle inspanningen ten spijt zal dat niet altijd meteen het geval zijn. Opdrachtgevers zijn zelden heel concreet en vaak moet er na het eerste voorstel nog worden bijgestuurd. Alle bovenstaande fasen herhalen zich dan, uiteraard niet allemaal even uitgebreid, tot er een nieuw voorstel wordt uitgebracht. Pas wanneer er een goedgekeurde projectopdracht is, eindigt de initiatiefase.

Definitiefase

Wanneer de initiatiefase is afgerond, start de definitiefase. Hier worden de verschillende onderdelen die uit de initiatiefase volgen concreter. Vaak zijn er tijdens de initiatiefase wel al een aantal zaken op papier gezet, zoals een voorzichtige haalbaarheidsstudie. De concrete uitwerking daarvan vindt echter tijdens de definitiefase plaats. Het verloop van de definitiefase is tijdens de initiatiefase al concreet vastgelegd en zou nu duidelijk moeten zijn. De noodzaak naar deze concrete vastlegging verklaart ook waarom een aantal zaken uit de definitiefase vaak al voorzichtig aan bod komen tijdens de initiatiefase.