Wat zijn de 6 fasen van een goed project?

Projectmanagementsoftware is er om projecten eenvoudiger te managen. Projectmanagement doorloopt daarbij standaard zes verschillende fasen, hoewel de invulling van project tot project verschilt. Hieronder leggen we uit welke zes fasen steevast worden doorlopen. Laat het vooral duidelijk zijn dat een project managen meer is dan het managen van het realisatieproces. Meer zelfs: de realisatiefase is slechts een van de zes fasen binnen projectmanagement.

Initiatiefase

Elk nieuw project start bij de initiatiefase. Hier wordt het idee verder uitgewerkt en wordt nagegaan of het project wel haalbaar is. Indien dat laatste het geval is, worden de doelstellingen en benodigdheden uiteengezet en volgt een financiële raming. Het is belangrijk dat het project tijdens de initiatiefase goed wordt afgebakend. Het is een van de belangrijkste fasen omdat veel misverstanden eigenlijk al in deze eerste fase hun oorsprong vinden.

Definitiefase

Na de initiatiefase is de ruwe schets van het projectplan klaar. Tijdens de definitiefase worden hier concrete eisen en wensen in verwerkt en worden de te doorlopen stappen gedefinieerd. Waaraan moet elke deeltaak voldoen? Hoe gaan we controleren? Hoe gaan we bijsturen? En welke criteria gaan we gebruiken om na te gaan of alles wel naar wens verloopt? Tijdens de definitiefase wordt elk deelaspect gedefinieerd. De projecteisen die we stellen kunnen daarbij in vier categorieën worden onderverdeeld:

• Randvoorwaarden
• Functionele eisen
• Operationele eisen
• Ontwerpbeperkingen

Ontwerpfase

Nu hebben we een projectplan en weten we wat de eisen en wensen zijn. Tijdens de ontwerpfase wordt de volledige projectstructuur op poten gezet, inclusief de toewijzing van teamleden en hun rollen. Het project wordt in deelstappen opgedeeld en er is ruimte voorzien voor evaluatie en bijsturing. Vaak maken we verschillende ontwerpen waarbij de nadruk ligt op de onderlinge verwevenheid van de deelstappen. Uiteindelijk wordt één ontwerp gekozen, maar de andere ontwerpen hoef je niet naar de prullenmand te verwijzen. Zij kunnen dienen om eventueel tussentijds bij te sturen.

Voorbereidingsfase

Na de ontwerpfase moet het duidelijk zijn wat er allemaal nodig is voor het project, gaande van de juiste medewerkers tot de benodigde tijd, de producten, de software en eventuele hulp van derden. Bij de voorbereidingsfase stellen we op basis hiervan een draaiboek samen, maar wordt ook het een en ander geregeld. De voorbereidingsfase sluit af wanneer het project kan worden gerealiseerd.

Realisatiefase

Tijdens de realisatiefase krijgt het project echt vorm. Nu gaat iedereen met het draaiboek aan de slag. Aannemers beginnen te bouwen, terwijl de technicus op het juiste moment de elektriciteit legt en de websiteontwikkelaar alvast de website aanpast voor de nieuwe afdeling. Tussendoor wordt het resultaat voortdurend gecontroleerd op basis van de eisen en wensen die tijdens de definitiefase werden opgesteld. Loopt een bepaald deeltraject vertraging op? Dan kan er teruggegrepen worden naar andere ontwerpen uit de ontwerpfase om flexibel op een ander traject te springen. Een goede voorbereiding is hiervoor evenwel essentieel.

Nazorgfase

Het eindigt niet op het moment dat het project gerealiseerd is. Er kunnen per slot van rekening nadien nog problemen optreden of het is noodzakelijk om een periodiek onderhoud uit te voeren. Daarnaast is het belangrijk dat je tijdens de nazorgfase het project evalueert om er van bij te leren. Via projectmanagementsoftware is dat over het algemeen heel eenvoudig.

Zes fasen, één systeem

Gedurende alle fasen van projectmanagement is projectmanagementsoftware een meerwaarde. Daarom raden wij het gebruik ervan aan. Vergelijk projectmanagementsoftware en kies voor de duidelijkheid van één enkel softwarepakket.