Een project tot een goed einde brengen: hoe doe je dat?

Na het leveren van het eindresultaat is het project nog niet helemaal afgerond. Een goed project heeft nog wel wat nazorg nodig. Hierdoor zullen nog niet alle projectmedewerkers naar een nieuw project kunnen overstappen. Deze projectfase wordt vaak miskend, terwijl het projecteinde net een bijzonder complex moment is. Hieronder leggen we het een en ander uit. Over de bredere afrondingsfase lees je in onze eerdere blog.

Projecteinde voorbereiden

Het einde van het project is geen toevalstreffer. Je weet dat het eraan zit te komen en je kan je er goed op voorbereiden. Doe dit dan ook. Zorg ervoor dat er een gedetailleerd overzicht is van alle taken die bij de afronding moeten worden uitgevoerd. Dit is heel belangrijk want sommige projectmedewerkers zullen eerder moeten afsluiten en alvast beginnen met een nieuw project, waardoor de resterende projectmedewerkers hun vertrouwde aanspreekpunten kunnen verliezen. Ook de opdrachtgever heeft op dit moment allicht het resultaat ontvangen en zal zich maar weinig willen bekommeren om de laatste formaliteiten. Zo’n overzicht heeft dan ook het voordeel van de duidelijkheid.

• Omschrijf alle projectdoelen die nog aan bod komen en verzamel alle relevante informatie
• Maak een checklist waarbij het duidelijk is wie welke taken nog moet afronden en voorzie de nodige duiding

Resterende teamleden motiveren

Houd er rekening mee dat de motivatie van projectmedewerkers afneemt wanneer het resultaat is opgeleverd. Al de rest zien ze als ballast. Ze beginnen langzaamaan naar nieuwe uitdagingen uit te kijken en hun focus verdwijnt. Als projectmanager is het jouw taak om hen blijvend te motiveren.

• Blijf het belang benadrukken van het correct afronden van het project
• Blijf projectmedewerkers persoonlijk betrekken en blijf overlegmomenten inplannen
• Controleer zorgvuldig de slotactiviteiten
• Blijf feedback geven
• Blijf tonen dat je beschikbaar bent en verdwijn niet zelf naar een nieuw project

Evalueren van het project

We kunnen niet voldoende benadrukken hoe belangrijk het is om elk project te evalueren. Een projectbeoordeling of projectautopsie levert heel veel waardevolle inzichten op die kunnen bijdragen aan het succes van toekomstige projecten. Tijdens de projectevaluatie evalueer je onder andere volgende aspecten:

• Wat waren de doelstellingen, zijn deze gehaald en waren ze realistisch?
• Welke technieken en methoden werkten goed en welke niet?
• Welke stappen kunnen worden gezet zodat technieken en methoden in de toekomst wel kunnen werken of opnieuw kunnen werken?
• Waar traden er problemen op, wat was de oorzaak daarvan en hoe kan worden voorkomen dat het in de toekomst niet meer zal gebeuren?
• Welke meevallers kwamen onverwacht, wat was de oorzaak en hoe kunnen we ervoor zorgen dat ze in de toekomst opnieuw voorkomen?
• Enzovoort

Lees zeker ook onze eerdere blog over de evaluatiecriteria bij een project en hoe je kan bepalen of een project al dan niet een succes is.

Het projecteinde aankondigen

Als projectmanager ben jij degene die moet aangeven dat het project is afgesloten. Communiceer dit dan ook naar alle betrokkenen. Je hoeft hen niet allemaal persoonlijk te contacteren, maar een bericht op het intranet is toch het minimum. Hiermee benadruk je eveneens het succes van de teammedewerkers en dat is erg belangrijk. Dit laatste doe je ook altijd nog eens persoonlijk. Erken de bijdrage van elk teamlid en neem de tijd om leidinggevenden en andere verantwoordelijken te bedanken omdat ze tijd, personeel en geld hebben vrijgemaakt voor dit project.

Uiteindelijk zul je zowel de projectmedewerkers als de verantwoordelijken later misschien nog wel nodig hebben in het kader van nieuwe projecten. Wees je daarvan bewust.