Wanneer is een project een succes?

Het gebruik van projectmanagementsoftware of het projectmatig werken heeft een belangrijk doel: een succesvol project realiseren. Om met dat antwoord op de proppen te komen hoef je geen universitair diploma op zak te hebben. Wanneer we teamleden of zelfs projectmanagers vragen wanneer zo’n project een succes is, blijkt het al wat moeilijker te liggen. Nochtans moet het vooraf duidelijk zijn wanneer het project een succes is en moeten er duidelijk en objectief meetbare succescriteria op tafel liggen.

Succescriteria formuleren

Nog vooraleer het project van start gaat, moet je succescriteria formuleren. Enkel op die manier kan je op het einde van de rit, maar ook tussendoor, meten of het project geslaagd is. Het staat ons toe om tussentijds bij te sturen. Er zijn verschillende succescriteria mogelijk. Voorbeelden zijn:

• Het project moet ten laatste op 22 december zijn afgerond
• Het project mag maximaal € 85.000 euro hebben gekost
• Het projectverloop moet een tevredenheidsscore halen van 80% bij de betrokken teamleden
• Het resultaat moet voldoen aan alle wettelijke eisen
• Het resultaat moet voldoen aan een onafhankelijke kwaliteitstest door organisatie X
• Het resultaat moet een draagvlak hebben
• Het resultaat moet minstens twee jaar technologisch superieur blijven

Succesvol projectmanagement of succesvol resultaat?

Laat het duidelijk zijn dat de succescriteria uit twee groepen bestaan: criteria met betrekking tot projectmanagement en factoren met betrekking tot het resultaat. Een project is pas een succes wanneer het op beide vlakken goed scoort, maar het is niet omdat projectmanagement faalt dat dat ook het geval is voor het resultaat (of omgekeerd).

Is de Sydney Opera House een gefaald project omdat het het budget en de doorlooptijd drastisch overschreed? Is Google Glass een geslaagd project omdat het project naadloos verliep, hoewel consumenten het product niet accepteerden?

Zo was de bouw van de Sydney Opera House op vlak van projectmanagement een ramp, onder andere door het drastisch overschrijden van het budget en de doorlooptijd, maar daar denkt tegenwoordig niemand meer aan. De ontwikkeling van Google Glass was qua projectmanagement dan weer een succes, maar uiteindelijk bleek de consument nog niet klaar te zijn voor zo’n gelaagde realiteit.

Projectmatig het succes beoordelen

In bovenstaande twee gevallen maken we nu, op het einde van de rit, een beoordeling. Toch is dat eigenlijk niet de juiste aanpak. Het beoordelen van projecten moet tussentijds gebeuren en het zijn dan ook die tussentijdse evaluaties die bepalen of een project al dan niet succesvol is. Volgens Gert Wijnen en Peter Storm, auteurs van het basiswerk Projectmatig werken (Spectrum), valt het succes van een project enkel te beoordelen op basis van de tussentijdse beoordelingen op het einde van iedere fase. Projecten die tot op het laatste moment vlot lopen, hoef je dan ook niet gefaald te noemen. Koppen hoeven er al zeker niet te rollen. Anderzijds kan je een project dat mank liep maar waarbij het resultaat goed was, hoewel het verloop een rommeltje was, bezwaarlijk geslaagd noemen. Ze overnieuw doen, is al helemaal geen goed idee.

Natuurlijk klopt het wel dat het eindpunt, zowel wat het resultaat als het projectverloop betreft, een belangrijke indicatie is. Daarom pleiten Gert Wijnen en Peter Storm er tegelijk voor om aan elke beoordeling én aan ieder succescriterium een nominale score toe te kennen en het succes te bepalen op basis van de gewogen som van die beoordelingen en succescriteria. Enkel op die manier kan je bepalen of een project al dan niet een succes was.