Wat is Earned Value Management (EVM) en wat geeft het weer?

Earned Value Management (EVM), ook wel eens Earned Value Analysis (EVA) genoemd, is een techniek om op basis van middelenuitgaven te controleren of er binnen het budget wordt gebleven en of je voor- of achterligt op schema. Bij grote en complexe projecten kunnen problemen hierdoor eenvoudiger worden opgemerkt en kan er tijdig worden ingegrepen. De betere projectmanagementsoftware geeft automatisch voortgangsschattingen weer. Goed inzicht hierin blijft wel belangrijk.

Drie belangrijke waarden bij EVM

Om na te gaan of je voor- of achterligt, zet je de Planned Value (PV), de Earned Value (EV) en de Actual Costs (AC) uit in functie van de verstreken tijd. De Planned Value is het voorspelde budget in functie van de voorspelde benodigde tijd. De Earned Value geeft het goedgekeurde budget in functie van de werkelijk benodigde tijd weer. De Actual Cost ten slotte is dan weer de werkelijke uitgave in functie van de werkelijk benodigde tijd. Dit ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

Hierbij geeft de blauwe lijn aan hoeveel uitgaven er doorheen de tijd gepland waren als het project een normaal verloop kende. De grijze lijn geeft aan hoeveel er werkelijk is uitgegeven bij een werkelijk verloop. De oranje lijn geeft dan weer aan wat het voorspelde budget is bij het werkelijke verloop van het project.

Op de bovenstaande grafiek zie je duidelijk dat er sprake is van een achterstand in tijd (het horizontale verschil tussen de blauwe en de oranje lijn), maar ook dat er goedkoper is gewerkt (het verticale verschil tussen de oranje en de grijze lijn). Hieronder lees je hoe dit exact zit.

Wat leert de EVM-grafiek ons?

Op basis van deze grafiek kunnen we verschillende zaken leren.

In de eerste plaats kunnen we de Cost Variance (CV) of de kostendeviatie berekenen. Dit is het verschil tussen de voorspelde uitgave voor het werkelijk uitgevoerde werk (EV) en het werkelijk daarvoor uitgegeven budget (AC). Het verschil bedraagt hier 3.100 euro. We zijn dus veel kostenefficiënter aan het werken dan voorop werd gesteld. Dit is een goede zaak.

Ten tweede lees je de Schedule Variance (SV) of de schemadeviatie af. Dit is het verschil tussen het voorspelde budget voor wat je van plan was uit te voeren (PV) ten opzichte van het voorspelde budget voor wat je werkelijk hebt uitgevoerd (EV). Dit geeft een monetaire indruk van de voorsprong of achterstand. In dit voorbeeld gaat het om een verschil van 4.200 euro. Hieruit leer je dat de besparing minder groot is dan het lijkt (7.300 euro) omdat je in werkelijkheid nog 4.200 euro zal moeten uitgeven.

Ook kan je door de horizontale vergelijking te maken, meteen zien hoeveel tijd je achterloopt op het geplande schema. Zoals je merkt verschilt het uitgegeven budget gigantisch met het vooropgestelde budget, maar dit geeft geen idee van hoe groot de achterstand werkelijk is. Je kan echter de achterstand in tijd op de grafiek aflezen. Deze bedraagt in dit geval twee weken.

In de praktijk zal software vaak ook de SPI (Schedule Performance Index) en de CPI (Cost Performance Index) weergeven. De SPI geeft de verhouding weer tussen de EV (de voorspelde uitgave voor het werkelijk uitgevoerd werk) en de PV (de voorspelde uitgave voor het vooropgesteld uitgevoerd werk).

De CPI geeft de verhouding weer tussen de EV (de voorspelde uitgave voor het werkelijk uitgevoerd werk) en de AC (de werkelijke uitgave voor het werkelijk uitgevoerd werk).

In de praktijk kunnen we dit als volgt samenvatten:

Hierbij benadrukken we wel het belang van een correcte budgettaire inschatting van elke taak. Enkel door goede financiële voorspellingen te doen, kan deze methode ook effectief worden gebruikt. Hoe je dit doet, lees je in een van onze latere blogs.