Hoe verloopt de afronding van een project?

Het afronden van een project is meer dan alleen het opleveren van het project en het verzenden van een factuurtje. Bij het afronden van een project bevinden we ons op de overgang tussen de projectlevenscyclus en de productlevenscyclus, waarbij de aandacht gaat naar de nodige nazorg. De afrondingsfase is bovendien de fase die zich tussen het huidig project en een toekomstig project bevindt, waarbij we die overgang zo vlot mogelijk moeten laten verlopen en we de verworven kennis niet verloren mogen laten gaan. Iedere afrondingsfase zal er anders uitzien, maar over het algemeen bestaat het meestal uit volgende stappen.

Interne vooroplevering

Na de realisatie van het project wordt het project eerst intern vooropgeleverd. Het gaat dan om een laatste testfase waarbij het resultaat wordt voorgelegd aan alle teamleden en waarbij er wordt ingezet op de uitwisseling van kennis. Het is ook het moment waarop ervaringen worden uitgewisseld. Deze informatie is belangrijk om bijvoorbeeld leveranciers en onderaannemers te beoordelen, wat bij een toekomstig project in nieuwe keuzes kan resulteren. Tijdens de interne vooroplevering wordt het resultaat ook definitief in bedrijf gesteld.

Externe oplevering

Pas na de interne vooroplevering is het project klaar om naar de eindklant te gaan. Het project wordt opnieuw voorgesteld, besproken en ook de klant wordt in het evaluatieproces betrokken. Soms is de externe oplevering een fluitje van een cent, maar soms kan deze fase vrij lang duren. Dat is bijvoorbeeld het geval als de UAVTI (Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van Technische Installaties) van toepassing is. Hierbij moeten de opdrachtgever en de opdrachtnemer een vooropgesteld stramien volgen, waarbij er duidelijkheid is over de oplevering en de voorwaarden voor de acceptatie. Des te duidelijker het project vooraf afgebakend was, des te eenvoudiger en sneller de externe oplevering kan verlopen.

Afsluiten van het project

Pas na de oplevering is het tijd om het project af te sluiten. In deze fase wordt de bouw- of ontwikkelingsplaats afgebroken en volgt de debriefing. Hierbij is het de bedoeling dat de projectmedewerkers eenvoudig een punt kunnen zetten achter het project en de overstap kunnen maken naar een nieuw project. Soms zal zo’n nieuw project al lopen en sluiten zij onderweg aan. Daarom is het vaak eerder een combinatie van een debriefing en een nieuwe briefing.

Nu volgen de facturen. Het is ook het moment waarop het project wordt herrekend en waaruit moet blijken of en in welke mate het project winstgevend was. Ook deze informatie is belangrijk voor toekomstige projecten, met name wanneer een nieuwe opdrachtgever om een projectofferte vraagt. Vervolgens wordt het project gearchiveerd zodat je het later opnieuw kan raadplegen.

Nazorgfase

Vaak hebben projecten ook na het afsluiten nog verdere zorg nodig, bijvoorbeeld wat het onderhoud betreft of met betrekking tot eventuele latere herstellingen. Soms ontstaat er gaandeweg een juridisch conflict dat moet worden afgehandeld of gelden er garantietermijnen. Een goede informatieoverdracht is noodzakelijk opdat de bevoegde diensten ook na het afsluiten van het project aan de slag kunnen gaan.