Wat is de ontwerpfase van een project?

In ons eerder artikel hadden we het al over de verschillende fasen van een project, waarna we de initiatiefase en de definitiefase van een uitgebreide toelichting hebben voorzien. In dit artikel nemen we de volgende fase onder de loep, de ontwerpfase. De ontwerpfase start nadat er op het einde van de definitiefase een goedgekeurd projectplan werd bekomen. Tijdens de definitiefase werd er al een gedetailleerd plan van aanpak opgesteld voor de ontwerpfase.

Doel van de ontwerpfase

Het hoofddoel van de ontwerpfase is om een gedetailleerd en diepgaand uitgewerkte oplossing te verkrijgen. De eindoplossing wordt nog niet gerealiseerd, maar wel afgebakend. Hierbij moet de eindoplossing aan alle eisen voldoen die tijdens de definitiefase aan bod kwamen.

Activiteiten tijdens de ontwerpfase

In eerste instantie gaan we tijdens de ontwerpfase het projectprogramma detailleren. Per deelproject wordt er gezocht naar specifieke oplossingen. Hierbij worden de benodigde projecthulpmiddelen alvast gecatalogeerd en op de deelprojecten afgestemd. Het is wel belangrijk dat de ontwerpfase niet blindelings wordt doorlopen. We hoeven niet te maken wat reeds bestaat. Daarom moet er bij aanvang een make or buy-onderzoek gebeuren. Een buy-beslissing impliceert natuurlijk nog niet het einde van het project want vaak zijn er dan nog steeds organisatiewijzigingen nodig en begint er in feite een implementatieproces te lopen.

Na het maken van deze afwegingen kan er een definitief projectontwerp worden opgemaakt. Hierbij wordt het projectontwerp opgesteld tot op het laagste niveau en gedetailleerd voor alle deelprojecten, voor de implementatieprocessen en dergelijke meer. Hetzelfde geldt voor het opstellen van het plan van aanpak waarbij alle inhoudelijke activiteiten aan bod komen en waarbij de juiste volgorde wordt vastgelegd.

Net zoals bij de vorige projectfasen geldt dat we bij deze fase ook de volgende fase heel gedetailleerd uitwerken, deze keer de voorbereidingsfase. Voor de andere fasen volstaat het om globaler te werken. Dat wil echter niet zeggen dat het nog niet duidelijk hoeft te zijn hoe de activiteiten zullen worden aangepakt.

Afsluiten van de ontwerpfase

Op het einde van de ontwerpfase wordt het projectontwerp ter goedkeuring voorgelegd. Omdat het projectontwerp alvast de einddoelen van het project vastlegt, mag hier niet lichtzinnig mee omgesprongen worden. Als er later nog aanpassingen moeten gebeuren aan het projectontwerp, kan het dat het volledig project opnieuw moet starten. Daarom mag er pas naar de volgende fase worden overgegaan wanneer het projectontwerp op alle punten wordt goedgekeurd.

Na de goedkeuring vloeit de ontwerpfase over naar de voorbereidingsfase. De voorbereidingsfase start met het goedgekeurde projectontwerp en bouwt vanaf het projectontwerp aan een realisatieprogramma om het project te realiseren. Het realisatieprogramma vormt de voorbode van de realisatiefase. Bij de nazorgfase zal er ten slotte teruggegrepen worden naar het goedgekeurd projectontwerp. Als alles goed is moet de evaluatie van het project uiteindelijk aantonen dat het project er ook effectief uitzag zoals het in het projectontwerp werd aangehaald. Uiteraard spelen bij de evaluatie ook andere factoren een rol en zal bijvoorbeeld ook het projectprogramma een rol spelen.