Wat bedoelen we met de voorbereidingsfase en de realisatiefase?

De voorbereidingsfase en de realisatiefase van een project vertonen een aantal gelijkenissen en lopen vaak min of meer in elkaar over. Zo komt er bijvoorbeeld wel wat voorbereidingswerk kijken tijdens de realisatiefase, maar toch kunnen we ook een grens tussen de twee trekken. We leggen het uit en hebben het eveneens over de verschillen.

Voorbereidingsfase

Het belangrijkste doel van de voorbereidingsfase is om een beschrijving te krijgen van het te realiseren resultaat. De bedoeling van de voorbereidingsfase is dat alle onduidelijkheden worden weggenomen en dat er een compleet plan van aanpak is om het project te realiseren. Met een enkele druk op de knop moet de realisatie van het project in gang worden gezet en zou alles, stap voor stap, richting het eindresultaat moeten evolueren zonder dat er nog onduidelijkheden zijn of onverwachte problemen opdoemen.

Activiteiten tijdens de voorbereidingsfase

Voor een geslaagd project is een goede voorbereiding cruciaal. De voorbereidingsfase bouwt daarom verder op het projectontwerp (resultaat uit de ontwerpfase). Er wordt in de eerste plaats opnieuw een plan van aanpak opgesteld met daarin alle activiteiten die tijdens de volgende fase moeten plaatsvinden, waarbij voornamelijk de realisatiefase gedetailleerd is uitgewerkt. Toch wordt het op veel vlakken praktischer dan wat we in de vorige fasen zagen.

Voorbeelden van praktische activiteiten die tijdens de voorbereidingsfase plaatsvinden:

• Aanvragen van offertes bij eventuele leveranciers
• Inkopen van hulpmiddelen die nodig zijn voor het project
• Uitwerken van realisatieschema’s
• Uitwerken van productietekeningen
• Opstellen van realisatie-instructies
• Ontwikkelen van opleidingsmaterialen en handboeken
• Opleiden van de personen die de realisatie van het project moeten uitvoeren
• Opstellen van een compleet realisatie-programma

Realisatiefase

Het doel van de realisatiefase is het realiseren van het bedoelde en verwachte werk in één vloeiende beweging. Het resultaat moet daarbij meteen perfect zijn en voldoen aan alle eisen en verwachtingen. Daarnaast vindt de voorbereiding voor de nazorgfase plaats.

Activiteiten tijdens de realisatiefase

Het is niet de bedoeling dat er tijdens de realisatiefase nog voorbereidingen moeten gebeuren die verband houden met de realisatie van het project. Enkel ten aanzien van de nazorg kunnen er nog voorbereidingen plaatsvinden. Voorbeelden van activiteiten die tijdens de realisatiefase plaatsvinden:

• Uitvoeren van het realisatieprogramma: stap voor stap de instructies volgen
• Opstellen van technische documentatie die nodig is voor de nazorgfase
• Opleidingen organiseren voor het nazorgteam
• Opstellen van instructies voor installateurs, transporteurs enzovoort
• Het afsluiten van contracten met derden (bv. transportbedrijf)
• Opstellen van een plan van aanpak voor de volledige levensduur (incl. het moment dat een product op het einde van zijn leven komt)
• Het opstellen van een compleet nazorgprogramma waarbij reeds wordt aangegeven hoe alle activiteiten moeten gebeuren

Ook bij de realisatiefase komt er met andere woorden wat voorbereidingswerk kijken, maar dit heeft altijd betrekking tot de nazorgfase. Daarnaast is dit alles ook onder voorbehoud. De nazorgfase duurt langer en daarom zal het plan van aanpak niet altijd accuraat blijven, bijvoorbeeld omdat er in de toekomst nieuwe technieken kunnen bestaan om een product te recyclen. De plannen uit de realisatiefase kunnen tijdens de nazorgfase dan ook nog worden bijgewerkt, terwijl de plannen uit de voorbereidingsfase in principe bijna woord voor woord worden uitgevoerd.