Wat leert de S-curve de projectmanager?

Projectmanagementsoftware kan vaak een aantal grafieken weergeven die waardevolle informatie bieden, op voorwaarde dat ze juist worden geïnterpreteerd. Een daarvan is de zogenaamde S-curve, vernoemd naar het verloop van de grafiek dat doet denken aan een liggende en langgerekte S.

Wat is een S-curve?

De S-curve is een grafiek die een logische groei weergeeft. Het stamt af van de populatiebiologie, maar het is een universeel patroon dat ook in andere domeinen kan worden toegepast. De S-curve heeft twee assen. De horizontale x-as geeft de tijd weer. Op de y-as is telkens een vorm van groei weergegeven. In de populatiebiologie gaat het bijvoorbeeld om de groei van het aantal organismen.

Wie de S-curve onder de loep neemt, zal grofweg vier verschillende fasen kunnen onderscheiden. In eerste instantie is er de groeifase, waarbij er veel tijd nodig is om groei te bewerkstelligen. Vervolgens is er de fase van de vroege groei. De groei verloopt dan steeds sneller. In de fase van de gevorderde groei gaat de groei nog steeds verder, maar begint het te stokken naarmate de tijd verstrijkt. Vervolgens is er de volwassenheidsfase, waarbij de groei een bovengrens bereikt.

De S-curve voor projectontwikkelaars

Ook bij projectmanagement wordt al eens gebruikgemaakt van S-curves. Deze S-curves kunnen de voortgang van een project gedurende de tijd weergeven, waarbij er bij de aanvangsfase veel tijd verstrijkt zonder dat er resultaat wordt geboekt (groeifase). Uiteindelijk zal het project zich steeds sneller ontwikkelen (vroege groei en gevorderde groei), waarna alles vertraagt en er een projectresultaat wordt bekomen (volwassenheidsfase).

Het probleem hierbij is dat het moeilijk is om de voortgang van een project op de y-as weer te geven, want dit is geen meetbare grootheid. Er zijn verschillende manieren om de voortgang van een project meetbaar te maken. Meestal rekent men daarbij op de Earned Value. In onze eerdere blog kon je al lezen dat er een directe relatie bestaat tussen het geld dat aan een taak moet worden besteed en de Earned Value. Dit komt onder andere omdat de kosten verband houden met het aantal gepresteerde uren. Bij projecten zijn de activiteiten en de kosten in het begin doorgaans gering, vertonen ze later meer progressie en zullen ze op het einde van de rit opnieuw afnemen. Daarom zullen we op de y-as de cumulatieve projectkosten weergeven.

Wat heb ik aan de S-curve?

Deze S-curve helpt om de voortgang van het project te volgen, na te gaan in welke fase het project zich bevindt en of het project voor of achter loopt op schema. Hiervoor wordt zowel de verwachte als de werkelijke kostenevolutie weergegeven. De eventuele voorsprong of achterstand is dan op de x-as af te lezen.

Daarnaast kan de S-curve helpen om de uitgaven te bewaken. Op basis van de vergelijking tussen de werkelijke kosten en de verwachte kosten kan de projectmanager de Cost Variance (kostendeviatie) bepalen. Ook kan de S-curve worden gebruikt om de Schedule Variance (het verschil tussen het voorspelde budget voor wat je van plan was uit te voeren met het voorspelde budget voor wat werkelijk is uitgevoerd) te bepalen. Zo ziet de projectmanager meteen of hij de kosten onder controle heeft en kan hij tijdig ingrijpen. Deze zaken leest men op de y-as af.