Dit moet je weten over projectvoortgangsrapporten

Het belang van projectvoortgangsrapporten mag niet onderschat worden. Door te rapporteren weet iedereen telkens opnieuw waar het project staat en krijg je een overzicht van de werkelijke uren. Dit kan je dan weer vergelijken met de gebudgetteerde uren. Vooral als je agile werkt, kan het belangrijk zijn om te weten wat de gemaakte uren zijn zodat je tijdig kan bijsturen. Dat is ook wat projectvoortgangsrapporten doen: ze blikken even terug op de voortgang, om vervolgens verder te kijken en te bepalen hoe het verder moet. Alle uitvoerende medewerkers weten dan weer waar ze staan, wat er moet gebeuren en waar er extra aandacht naar moet vloeien. Als de rapportering faalt, zal ook die voortgang tegen problemen aanlopen.

Wie stelt het projectvoortgangsrapport op?

Dit staat niet altijd vast. Als een projectmanager dicht bij het project staat, is het goed dat hij het doet. Natuurlijk moet hij dan het een en ander opvragen bij uitvoerende medewerkers, maar omdat hij het project overkoepelt, heeft hij het beste zicht op de algemene voortgang. Bij grote projecten is dat niet altijd het geval. Dan staat een projectmanager te ver van de feitelijke uitvoering. In zo’n geval worden vaak een of meerdere voormannen aangewezen die, vanuit hun rol als uitvoerende medewerker, (een deel van) het rapporteren verzorgen.

Wat moet er in het projectvoortgangsrapport staan?

Bij het opstellen van een projectvoortgangsrapport moet je je vooraf een aantal vragen stellen. Belangrijk is dat je goed weet wie wat over het project moet weten. Eventueel kan je er ook rekening mee houden dat ook externen al eens op de hoogte willen worden gehouden. Er moet dan wel goed worden bedacht of het projectvoortgangsrapport al dan niet in zijn volledige vorm moet worden overgemaakt. Daarover lees je verder meer.

Hoe dan ook is het belangrijk dat je bij het schrijven van een projectvoortgangsrapport voldoende afstand neemt van het project en het in zijn brede zin bekijkt. Vervolgens neem je minstens volgende punten op in je projectvoortgangsrapport:

• Overzicht van de hoogtepunten (hou het beknopt!)
• Overzicht van de ervaren problemen en knelpunten
• Details over de uitvoering met per activiteit een WBS (Work Breakdown Structure)
• Alle wijzigingen die in het bestaande plan zijn aangebracht
• Geactualiseerde beoordeling van de projectrisico’s
• Plannen voor de volgende periode (+ geschatte duur van die periode)

Een projectvoortgangsrapport maken dat ook echt wordt gelezen

Het draait natuurlijk niet alleen om het schrijven van een projectvoortgangsrapport. Als het niet wordt gelezen, en dat gebeurt nog te vaak, is het rapport waardeloos. Zorg er daarom voor dat het interessant is voor wie het moet lezen en dat bovendien eenvoudig te scannen is, ook wanneer het niet integraal wordt gelezen. Dit kan je op verschillende manieren doen:

• Werk met modellen en met een vaste structuur
• Stem de inhoud af op je doelpubliek en stuur verschillende rapporten uit zodat iedereen nuttige informatie te zien krijgt. Volledigheidshalve kan je ook het volledige rapport ter informatie meesturen (vermeld dit ook duidelijk)
• Verstuur op vaste momenten een projectvoortgangsrapport (bv. elke maand + na het afronden van een projectfase)

Maak gebruik van bijvoorbeeld grafieken, verkeerslichten om het risico weer te geven et cetera