Wat is een informatiebeheersplan en waarvoor wordt het gebruikt?

Bij projecten vindt er voortdurend communicatie plaats tussen betrokken, bijvoorbeeld tussen de opdrachtgever en de projectleider of tussen de gemeenteraad en een projectlid. Deze informatie-uitwisseling brengt extra uitdagingen met zich mee. Enerzijds is het namelijk de bedoeling dat de informatie bepaalde groepen bereikt, maar anderzijds kan het ook de bedoeling zijn dat bepaalde informatie slechts binnen een beperkte kring wordt uitgewisseld. Bovendien moet de projectmanager steeds het midden zien te vinden tussen een draagvlak behouden (voldoende informeren, zodat iedereen zich betrokken voelt en op de hoogte blijft) en ervoor zorgen dat informatie wordt geraadpleegd (niet te veel informeren, zodat niemand de informatie nog raadpleegt). Hierdoor kan een projectmanager eigenlijk niet zonder een informatiebeheersplan.

Noodzaak van een informatiebeheersplan

Een informatiebeheersplan brengt de informatie-uitwisseling in kaart en zorgt ervoor dat het steeds duidelijk is welke informatie op welk moment aan wie is meegedeeld. Het is een openbaar register met een overzicht van de informatie-uitwisseling, zodat iedereen steeds weet waar men om extra informatie kan vragen. Wanneer een projectmanager er niet is, kan een vervanger dankzij het informatiebeheersplan eenvoudig inhaken en de nodige informatie inwinnen. Hierdoor voorkom je dat informatie uitsluitend in het hoofd zit van de acterende projectmanager, waardoor het project bij zijn afwezigheid stil zou moeten liggen en hij onvervangbaar is.

Inhoud van een informatiebeheersplan

Het informatiebeheersplan zal over het algemeen bestaan uit een tabel met daarin informatie over de vijf W’s: wie informeert aan wie, waarover gaat het, op welke wijze wordt er geïnformeerd en wanneer wordt er geïnformeerd? Voor de opvolging wordt vaak nog een extra kolom toegevoegd. Het informatiebeheersplan kan uiteraard nog verder worden uitgebreid met extra kolommen, afhankelijk van de behoeften. Het gaat er vooral om dat de projectleider de informatiestromen beheert en plant.

Een informatiebeheersplan zou er bijvoorbeeld als volgt kunnen uitzien. Merk op dat er geen detailinformatie in het informatiebeheersplan wordt opgenomen. Hierdoor kan het informatiebeheersplan transparant aan alle actoren worden meegedeeld.

Het informatiebeheersplan bevat niet alleen informatie met betrekking tot de belangrijkste projectdocumenten, maar ook over de andere vormen van communicatie. Daarnaast bevat het ook altijd de manier waarop er wordt geïnformeerd, zoals telefonisch, per mail, per sms, mondeling, aan de hand van een vergadering enzovoort. Dit zorgt ervoor dat er goed wordt nagedacht over de geschiktheid van de wijze van communicatie. Als blijkt dat bepaalde informatie enkel via een vergadering is meegedeeld, kan het bijvoorbeeld wenselijk zijn om ook een schriftelijk verslag hiervan op te stellen en mee te delen.

Wanneer wordt een informatiebeheersplan gebruikt?

Een informatiebeheersplan zorgt ervoor dat een projectmanager structuur aanbrengt in de communicatie. Het wordt dan ook vanaf het begin van een project gebruikt, want dit is ook het moment waarop de informatiestromen beginnen te lopen.

Informatie beheersen met projectmanagementsoftware

Een informatiebeheersplan is relatief eenvoudig op te stellen en op te volgen, bijvoorbeeld door een Excel-spreadsheet te gebruiken. Door de vele zaken die onlosmakelijk aan het projectbeheer verbonden zijn, kan het echter dat deadlines alsnog over het hoofd worden gezien. Daarom is projectmanagementsoftware zo handig. Bij de betere projectmanagementsoftware is het ook mogelijk om informatie adequaat te beheersen en om dagelijks een overzicht te ontvangen van wat moet gebeuren, zoals het doorgeven van informatie. Vergelijk projectmanagementsoftware en maak de informatiestromen beter beheersbaar.