Wat is een Work Breakdown Structure (WBS)?

We kunnen het dan wel hebben over de verschillende fasen van een project, maar je kan het ook anders benaderen: een project bestaat uit allemaal kleine werkopdrachten die samen een projectresultaat opleveren. Deze visie vormt meteen ook de basis voor de Work Breakdown Structure die je project inzichtelijk helpt te maken.

Betekenis van een Work Breakdown Structure

Een Work Breakdown Structure (WBS) is een hiërarchische structuur die wordt gebruikt in projectmanagement en waarbij per fase deelfasen, deelresultaten en deelproducten worden ondergebracht. Projectmanagementsoftware en planningssoftware maken vrijwel altijd gebruik van zo’n hiërarchische structuur om zo alle taken en activiteiten te ordenen. Het doel van een Work Breakdown Structure is om inzicht te krijgen in het kritieke pad, de kosten, de taakverdeling en de verdeling van de verantwoordelijkheden.

Inhoud van een Work Breakdown Structure

Een Work Breakdown Structure kan je vergelijken met een puzzel die bestaat uit telkens weer kleinere puzzelstukken. Een Work Breakdown Structure wordt daarbij onderverdeeld in verschillende niveaus. De grootste of bovenste laag is het project. De laagste laag wordt een werkopdracht genoemd. Dit is een concrete activiteit die moet worden uitgevoerd om bepaalde werkopdrachten of taken te realiseren. De lagen daartussenin zijn componenten (taken, subtaken en deliverables).

In feite moet je alle fasen van je project telkens opnieuw opsplitsen tot wanneer je op een punt komt dat je heel concrete opdrachten hebt die je in je projectplan kan opnemen. Op dit laagste niveau vind je altijd doe-woorden terug of duidelijke taken die moeten worden uitgevoerd. Samen kunnen ze een subtaak of een taak worden, maar deze tussenniveaus kan je evengoed een tussenresultaat of een resultaat noemen.

Je merkt hierbij op dat we van de grote puzzel niet meteen overgaan tot de kleinste puzzelstukken. Dat komt omdat we op zoek gaan naar groepen van taken (niveau 2) die naast elkaar kunnen worden uitgevoerd. Terwijl een team werkt aan het weergegeven kwadrant, doet een ander team dat misschien voor een ander deel van de puzzel.

Totstandkoming van een Work Breakdown Structure

Er zijn twee manieren om de taken en activiteiten hiërarchisch te ordenen en tot een Work Breakdown Structure te komen.

In de eerste plaats kan het gaan om een top-downbenadering. Dit is de meest bekende benadering waarbij de hoofdfasen uit het projectplan worden gedetailleerd in subfasen die dan weer verder worden ingedeeld in deelproducten.

Daarnaast kan men ook een bottom-upbenadering toepassen. Hierbij is er reeds zicht op bepaalde subfasen of deelproducten en wordt er vanuit deze grootste gemene delers naar een algemene structuur gewerkt. Dit is de minst efficiënte manier van werken en zal niet volgen uit een projectplan. Toch kan het nuttig zijn voor creatieve projecten waarbij een kant-en-klaar projectplan moeilijk te realiseren valt.

Maak gebruik van projectmanagementsoftware

Een WBS kan een project in honderden tot duizenden kleine werkopdrachten onderverdelen. Bij grote projecten loopt dat zelfs op tot tien- of honderdduizenden kleine werkopdrachten. Dat lijkt nogal ingewikkeld, maar het is toch belangrijk dat deze kleine werkopdrachten inzichtelijk worden gemaakt. De eenvoudigste manier om door de bomen het bos te blijven zien, is door projectmanagementsoftware te gebruiken. Vrijwel alle projectmanagementsoftware maakt het mogelijk om projecten tot de kleinst mogelijke bouwstenen onder te verdelen. Vergelijk projectmanagementtools en ontdek de mogelijkheden.