In 3 stappen een publiekslijst maken voor je project

Een van de vele redenen waarom een project fout kan lopen, is omdat belangrijke groepen of mensen onvoldoende bij een project worden betrokken. Hierdoor gaat er waardevolle informatie verloren, maar kan je ook nog eens mensen voor het hoofd stoten en kan je zelfs weerstand opwekken. Daarom raden we aan om telkens een publiekslijst te maken. Het is het belangrijkste instrument voor wie inzicht wil krijgen in zijn projectpubliek.

Projectpubliek groeperen

De eerste stap bij het vormgeven van een publiekslijst is in ieder geval het benoemen van groepen en categorieën die bij het project betrokken zijn of die er impact van ondervinden. Hierbij kan je bijvoorbeeld onderstaande onderverdeling hanteren.

Let er in deze fase alvast op dat je geen groepen vergeet. Onder andere de juridische dienst, de veiligheidsverantwoordelijke, de financiële afdeling en de HR-afdeling worden in de praktijk vaak vergeten terwijl zij onrechtstreeks ook gewoon bij lopende projecten betrokken zijn.

Het projectpubliek benoemen

In een volgende stap zal je elke groep verder verfijnen. Idealiter kan je daarbij elk individu benoemen en beschik je over hun contact- en functiegegevens. Via de personeelsafdeling kan je wellicht lijsten met gegevens verkrijgen, maar neem toch ook de tijd om met de mensen te spreken. Intern kan je even op de dienst langsgaan en het een en ander bespreken met de verantwoordelijke. Vraag daarbij zeker ook naar de gegevens van eventuele externe contactpersonen. Twijfel je? Voeg de naam dan gewoon toe. Het is sowieso eenvoudiger om later een naam te schrappen dan omgekeerd.

Het benoemen van het projectpubliek houdt ook in dat je duidelijk aangeeft in welke mate ze bij het project betrokken zijn. Dat doe je door hen in drie groepen onder te verdelen:

• Drivers: de personen die iets te zeggen hebben over het resultaat
• Supporters: de personen die helpen bij de uitvoering van het project
• Toeschouwers: geïnteresseerden die vooral op de hoogte moeten worden gehouden

Deze onderverdeling heeft verregaande gevolgen. Zo worden drivers doorheen alle projectfasen bij het project betrokken, terwijl dat voor toeschouwers niet automatisch het geval is.

Publiekslijst voortdurend onderhouden

Zeker bij langlopende projecten zal het projectpubliek vaak wijzigen. Mensen kunnen van afdeling wijzigen of gaan elders aan de slag, terwijl er ook nieuwe mensen het project vervoegen. Zorg ervoor dat je publiekslijst altijd actueel blijft. En onthoud dat je niet altijd iedereen hoeft te schrappen. Het is niet omdat een projectmedewerker nu elders aan de slag gaat, dat hij niet als toeschouwer op de hoogte wil worden gehouden.

Projectmanagement en CRM

Een aantal projectmanagementtools hebben CRM-functionaliteiten of kan je eenvoudig koppelen aan je CRM-systeem. Terwijl je aan het project werkt, heb je dan steeds een totaalbeeld van je publiek. Via de projectmanagementtools kan je bovendien eenvoudig met hen communiceren en maak je informatie toegankelijk. Wil je meer weten? Bekijk dan zeker even de projectmanagementtools van een aantal vooraanstaande leveranciers.