Een deadline voor het project: wat moet je ermee?

Projecten hebben altijd deadlines. Zelfs wanneer het nog niet helemaal duidelijk is wat het project allemaal inhoudt, blijkt er vaak al van een deadline sprake te zijn. Daar moet je het als projectmanager maar mee zien te doen en jij moet er dan maar voor zorgen dat het project ook effectief op het juiste moment klaar is. Hoe plan je alles in zodat je die deadline ook effectief haalt? We leggen het voor je uit.

Benodigde tijd per werkopdracht

In eerste instantie heb je inzicht nodig in alle af te ronden werkopdrachten zoals je ze in de WBS benoemde. Wanneer een bepaalde werkopdracht niet eerder werd uitgevoerd, moet er rekening worden gehouden met extra werktijd. De uitvoerder moet zich nog oriënteren en zal misschien niet meteen tot het beste resultaat komen. Wanneer een werkopdracht steeds opnieuw terugkomt, zal de benodigde tijd verder afnemen. Routine zorgt ervoor dat taken sneller worden uitgevoerd.

Benodigde tijd per project

De benodigde tijd per project is niet zomaar gelijk aan de som van de benodigde tijd voor iedere werkopdracht. Verschillende werkopdrachten kunnen per slot van rekening naast elkaar worden uitgevoerd. Hoe meer werkopdrachten tegelijkertijd kunnen worden uitgevoerd, hoe krapper de projectdeadline mag zijn. Daarbij moet wel rekening worden gehouden met het aantal projectmedewerkers. In dit opzicht kan je sneller een project afronden als je meer middelen hebt. Soms is dat ook de conclusie die de projectmanager moet meedelen: “Deze deadline kan ik halen, maar dan moeten de beschikbare middelen met X% stijgen.”

Het toewijzen van extra middelen zal echter maar tot een bepaalde grens in een snellere realisatie van een project resulteren. Je kan een bepaalde werkopdracht per slot van rekening maar aan één persoon tegelijkertijd toewijzen en bovendien is er altijd sprake van onderlinge afhankelijkheid. Met het risico dat een deel van het projectteam niet anders kan dan wachten op een ander deel van het projectteam. Bekijk het als volgt: als één iemand 1 pagina moet perforeren en daar 2 seconden voor nodig heeft, is het perforeren van 100 pagina’s op 200 seconden gedaan. Schakelen we daarvoor 100 mensen in, dan is het in 2 seconden gedaan. En schakelen we daarvoor 200 mensen in, dan is het nog steeds in 2 seconden gedaan. Moeten deze 100 pagina’s vervolgens in een map terechtkomen? Dan kan één persoon van het honderdkoppig team dat doen. Een extra persoon aan het team toevoegen zal hier opnieuw geen tijdswinst opleveren.

Werken met netwerkdiagrammen

De eenvoudigste manier om de benodigde tijd te bepalen, is door met netwerkdiagrammen te werken. Op deze netwerkdiagramman zijn alle activiteiten, de benodigde tijdsduur en de onderlinge afhankelijkheid weergegeven. Hieraan kunnen vervolgens projectteamleden worden gekoppeld.

Hier zie je hoe een project zou kunnen verlopen. Als we aan dit project één projectmedewerker zouden toewijzen, zou hij 8 uur nodig hebben om de acht projectfasen te doorlopen. Echter, als we acht projectteamleden zouden toewijzen, zou het project niet in 1 uur afgerond zijn. Dat komt omdat er voor sommige projectopdrachten op eerdere resultaten moet worden gewacht. Zo kan werkopdracht 4 pas worden afgerond als werkopdracht 3 klaar is. Werkopdracht 3, 4 en 5 kunnen dus gewoon door één persoon worden uitgevoerd, terwijl een ander persoon werkopdrachten 1 en 2 uitvoert. Nadien kan één iemand achtereenvolgens werkopdracht 6, 7 en 8 uitvoeren. Met twee projectmedewerkers valt het snelste resultaat te behalen. En dat wil zeggen dat dit project in 6 uur tijd (en 8 projecturen) kan worden gerealiseerd.

Projectmanagementtools gebruiken

Met behulp van projectmanagementtools bepaal je eenvoudiger de tijd die je nodig hebt voor het afronden van een project. Zo kan je het project indelen in fases, taken per fase toewijzen en deadlines per fase beheren. Hierdoor zorg je er van in het begin voor dat je de einddeadline haalt. Vergelijk projectmanagementtools en ga meteen na of de opgelegde deadline al dan niet realistisch is.