Wat is een voortgangsrapportage en waarvoor gebruik je het?

Bij een project is een goede projectcommunicatie altijd heel belangrijk. In onze blog over de beste projectcommunicatiemethode hebben we het al gehad over het belang van een voortgangsrapportage. Een voortgangsrapportage is ook een vorm van communicatie, bijvoorbeeld naar een nieuwe projectmanager toe. In dit blogbericht focussen we op deze voortgangsrapportage en hebben we het onder meer over het nut ervan en hoe je het gebruikt.

Doel en nut van de voortgangsrapportage

Een projectmanager zal op gezette tijden een document opstellen. Bij de start van het project stelt hij bijvoorbeeld een startnotitie en een projectplan op en op het einde van het project maakt hij een definitief ontwerp en een eindverslag. Bij de start van het project wil hij vooral de richting van het project bepalen en onder meer bepalen hoelang het project gaat duren en wanneer hij bepaalde fasen wellicht zal afsluiten. Op het einde van het project wil hij over het project rapporteren. De voortgangsrapportage zit hier tussenin.

Via de voortgangsrapportage zal de projectmanager enerzijds verantwoording kunnen afleggen over de verschillende stappen die hij heeft gezet en wanneer hij ze heeft gezet. Ten opzichte van de werkgever of de opdrachtgever kan hij op deze manier zijn werk verantwoorden. Daarnaast helpt de voortgangsrapportage hem om na te gaan of hij de vooropgestelde deadlines heeft gehaald en zorgt het ervoor dat de projectmanager het overzicht kan bewaren. Het is niet alleen geschikt om de prestaties uit het verleden te analyseren, maar het biedt ook informatie over de toekomst. Het stelt de manager bijvoorbeeld in staat om de tijdsplanning bij te sturen en om daarover naar de opdrachtgever toe te communiceren.

Ten slotte is de voortgangsrapportage een manieren om te communiceren naar een nieuwe projectleider. Zelfs als er geen overgang is gepland, is het nuttig. Er kan nu eenmaal altijd een ontslag volgen, een projectleider kan ziek worden of een ander bedrijf kan het project overnemen. Daarop moet men voorbereid zijn.

Wanneer wordt de voortgangsrapportage gebruikt?

De voortgangsrapportage wordt bijgehouden vanaf de start van een project en gedurende alle volgende fasen van het project. Al vanaf het afsluiten van de initiatiefase, waarbij de opdrachtgever en de projectmanager een akkoord vonden over het te bereiken resultaat, is het nuttig. Het maakt niet uit of er over de exacte tijdsplanning of over de kostenraming nog geen duidelijkheid is. Na het afronden van elke nieuwe projectfase – bijvoorbeeld het opstellen van een kostenraming – wordt de voortgangsrapportage verder aangevuld.

De voortgangsrapportage is in de eerste plaats vooral een document van de projectmanager die het voor zichzelf bijhoudt. Soms laat hij het door een projectsecretaris beheren. Bij veel projecten zal de voortgangsrapportage enkel door de projectmanager worden gebruikt. Soms wordt het aan een vervanger overgedragen. Uitzonderlijk, als een projectmanager ter verantwoording wordt geroepen, wordt het ook aan de opdrachtgever of aan de werkgever voorgelegd.

Inhoud van de voortgangsrapportage

De voortgangsrapportage is een werkdocument dat moet aansluiten bij de behoeften van de projectmanager. Het dient minstens informatie te bevatten over de projectfase en het moment waarop deze fase werd gerealiseerd. Daarnaast kan de projectmanager zelf informatie toevoegen. Over het algemeen wordt ook informatie over de bij aanvang geschatte realisatiedatum opgenomen. Soms wordt ook de kostenraming erbij betrokken. Het is raadzaam om ook plaats te laten voor notities of opmerkingen.