De risicoanalyse: een onmisbaar onderdeel van ieder project

In onze eerdere blog hebben we het er al over gehad dat risicomanagement en projectmanagement vaak hand in hand gaan. Het is net omdat er aan een project zoveel risico’s verbonden zijn, dat het niet zonder een goede risicoanalyse kan. Waarom jouw project een risicoanalyse nodig heeft, wanneer je het opstelt en wat het exacte nut ervan is, ontdek je in dit blogbericht.

Waarom heb ik een risicoanalyse nodig?

Veel projectmanagers denken er niet over na, maar het opstellen van een goede risicoanalyse is heel belangrijk. Zelfs in ons dagelijkse leven doen we het voortdurend en anticiperen we op de risico’s waarmee we te maken krijgen. De verzekeringssector is hier zelfs volledig op gegrond. Het is geen goed idee om risico’s weg te schuiven en te doen alsof het ons niet kan overkomen. Het is wel een goed idee om ze in kaart te brengen en om er zo realistisch mogelijk mee om te gaan.

Sommige projecten zijn aan meer risico’s onderhevig dan andere projecten, maar er is geen enkel project dat geen risico’s kent. Bij een event bestaat bijvoorbeeld het risico op extreme weersomstandigheden, waardoor het niet door kan gaan. Andere projecten zijn dan weer afhankelijk van de goede verstandhouding met het gemeentebestuur, waardoor politieke verschuivingen misschien wel roet in het eten kunnen gooien. En ook bij andere projecten zijn er altijd wel obstakels die ineens kunnen opdoemen. Hoe goed je ook je best doet, bij een project heb je niet alle omstandigheden in de hand. Net daarom is een risicoanalyse zo nuttig. Met een risicoanalyse denk je na over de mogelijke risico’s die kunnen optreden, hoe ernstig de risico’s zijn als ze daadwerkelijk optreden en welke acties er nodig zijn om deze risico’s te voorkomen of om er indien nodig op te anticiperen.

Wat is het nut van een risicoanalyse?

De kernwoorden bij een risicoanalyse zijn analyse en actie. Beide woorden zijn met elkaar verbonden. De analyse brengt alle risico’s in kaart en vervolgens moet je bepalen of en welke acties je aan het risico verbindt. Sommige risico’s zal je moeten accepteren. De coronapandemie heeft bijvoorbeeld talloze projecten verstoord. Pandemieën horen er nu eenmaal bij en kunnen ook in de toekomst roet in het eten gooien, maar het is niet mogelijk om hier bij elk nieuw project vooraf op te anticiperen. Het risico op een nieuwe pandemie is nu eenmaal een risico dat we moeten accepteren. Andere risico’s hoef je dan weer niet te accepteren. Je kan je ertegen verzekeren, je kan ervoor zorgen dat ze niet optreden of je kan alvast plannen maken voor als ze wel zouden optreden.

Wanneer stel ik een risicoanalyse op?

Een risicoanalyse is nuttig gedurende het volledige projectverloop, maar het meest van al toch wel tijdens de realisatie- en implementatiefase. Dit zijn namelijk de twee fases die het meest aan risico’s onderhevig zijn. Het zijn bovendien de fases waarbij er geen tijd meer is om te analyseren. Als het risico zich in een van deze twee fasen manifesteert, moet er meteen worden ingegrepen.

Laat het dan ook duidelijk zijn dat je maar beter niet kunt wachten met het opstellen van een risicoanalyse. Dit gebeurt bij voorkeur al bij de start van het project. Bij complexe en risicovolle projecten is het zelfs aan te raden om bij de start van iedere fase de risicoanalyse er opnieuw bij te nemen en het eventueel bij te sturen.