Wat is de beste projectcommunicatiemethode?

Leestijd: ongeveer 3 minuten 5 november 2020 0 reacties

Bij projectcommunicatie draait het niet alleen om wat je gaat communiceren en met wie je gaat communiceren, maar ook om hoe je gaat communiceren. Daarbij heb je de keuze tussen formeel en informeel communiceren, maar ook tussen mondeling en schriftelijk communiceren. Hierbij is er niet meteen sprake van de beste projectcommunicatie. Meer nog: vaak gebruik je maar beter verschillende communicatiemethoden naast elkaar.

Formele en informele projectcommunicatie

Het medium speelt een belangrijke rol bij het garanderen dat de juiste mensen op het juiste tijdstip de juiste informatie ontvangen. De vraag of het om formele of informele communicatie gaat, is enigszins belangrijk.

Informele communicatie is een vorm van spontane informatie-uitwisseling die typisch is voor de wandelgangen van een bedrijf. Het probleem met informele communicatie is echter dat er slechts enkelen de informatie ontvangen en dat deze informatie vluchtig is. Daarom is het aangeraden om informele communicatie te centraliseren, bijvoorbeeld door via een groepschat te werken. Goede projectmanagementsoftware beschikt vaak over zo’n mogelijkheden. Als je informele communicatie toepast, laat je het best ook nog even volgen door een schriftelijke samenvatting of bevestiging.

Daarnaast is er de formele communicatie. De formele communicatie is een vorm van weldoordachte en vooraf geplande informatie en wordt vaak volgens een vastgelegd schema uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan de wekelijkse voortgangsrapportage. Bij formele communicatie is het belangrijk dat iedereen die het nodig heeft de informatie ontvangt en dat die informatie ook vlot opnieuw te raadplegen is. Het centraliseren van deze informatie in een projectkennisbank is dan ook belangrijk.

Mondelinge projectcommunicatie

Regelmatig krijgen we de vraag of projectcommunicatie ook mondeling mag gebeuren. We kunnen deze vraag zeker affirmatief beantwoorden. Projectcommunicatie kan perfect mondeling verlopen en dat heeft zelfs een aantal voordelen. Zo kunnen projectmedewerkers vragen stellen, kan de projectmanager eenvoudiger nagaan of de doelgroep de informatie wel juist interpreteert en verwerkt, kan je non-verbale reacties oppikken, kan je eenvoudiger brainstormen en ben je ook helemaal zeker dat de informatie op zijn minst wordt ontvangen. Anderzijds heeft verbale communicatie ook nadelen. Daarom moet het altijd worden gevolgd door een schriftelijk verslag.

Schriftelijke projectcommunicatie

Schriftelijke projectcommunicatie countert de nadelen die aan de mondelinge communicatie verbonden zijn. Wel is het belangrijk om een aantal minpunten en risico’s weg te werken. Hanteer daarom volgende richtlijnen en tips:

  • Stuur rapporten altijd in vaste sjablonen en op vaste tijdstippen. Zo weten ontvangers waar ze aan toe zijn en hoe ze het document kunnen scannen en toch de belangrijkste informatie hebben gelezen.
  • Stuur gerichte rapporten en houd ze beknopt. Het is beter om verschillende rapporten te maken waarin telkens specifieke onderdelen worden besproken dan ellenlange verslagen op te stellen die niemand leest. Rapporten van één pagina zijn ideaal. Als dat niet kan, voorzie je een korte synopsis van opnieuw maximaal één pagina. Realiseer je wel dat de kans groot is dat enkel dit wordt gelezen.
  • Houd rapporten simpel en overzichtelijk. Gebruik geen acroniemen en laat vakjargon achterwege.
  • Sluit duidelijk af met een overzicht van wat de vervolgstappen zijn en wat er nu wordt verwacht.
  • Benadruk belangrijke rapporten, bijvoorbeeld door de titel van een uitroepteken te voorzien of ze op een andere achtergrondkleur weer te geven. Hierdoor vergroot je de kans dat de rapporten ook daadwerkelijk worden gelezen.

Koppel ten slotte altijd een vervolgactie aan het rapport. Bespreek bijvoorbeeld aan de koffiemachine even vluchtig een puntje uit het rapport. Zo weet je snel of iemand het al dan niet heeft gelezen. Is dat niet het geval en weet de projectmedewerker niet goed wat te zeggen? Ga dan niet vitten maar laat hem zich gewoon even ongemakkelijk voelen en verder zwammen. De kans is groot dat hij meteen nadien snel alles even leest en dan heb je toch maar mooi je doel bereikt.

De best gewaardeerde projectmanagement software van 2021!

(85 reviews)9.6/10
Projectmanagement software € 4,95 p/m
Ongelimiteerd
Inclusief mobiele app
30 dagen gratis
Projectmanagement software incl. factureren € 10,90 p/m
Ongelimiteerd
Inclusief factureren
Inclusief mobiele app
Projectmanagement software incl. boekhouden € 14,90 p/m
Ongelimiteerd
Inclusief boekhouden
Inclusief mobiele app
Projectmanagement software incl. boekhouden en factureren € 20,85 p/m
Ongelimiteerd
Inclusief boekhouden
Inclusief factureren
(15 reviews)8.5/10
Projectmanagement in de ERP software van AFAS Prijs op aanvraag
Eén ERP-oplossing
+ Urenregistratie
+ Boekhouding & CRM
(31 reviews)5.6/10
Exact projectmanagement software € 239,- p/m
Ongelimiteerd
Gratis trainingen
30 dagen gratis

Vergelijk alle projectmanagement software op prijs, reviews en functies!

Geen reacties

Plaats reactie

Er zijn nog geen reacties op dit artikel. Plaats als eerste een reactie!

    Plaats reactie