Opstellen van de resultaatdefinitie en belangrijke aandachtspunten

In onze vorige artikelen hebben we al een aantal onderdelen van het projectdossier besproken, zoals het haalbaarheidsonderzoek en de oorzaak-en-gevolganalyse. Dit projectdossier gebruik je doorheen de verschillende projectfasen en is van groot belang. Een ander belangrijk onderdeel van het projectdossier is de resultaatdefinitie. Aan het begin van het project is het namelijk nodig om te weten wat men van het eindresultaat verwacht. We zouden dus kunnen stellen dat een resultaatdefinitie het kompas is dat helpt te bepalen welke richting het project uit moet gaan.

Het opstellen van een resultaatdefinitie is in de praktijk moeilijker dan het lijkt. Daarom leggen we het een en ander uit, geven we tips voor het opstellen van de resultaatdefinitie en benoemen we ook een aantal praktische aandachtspunten.

Doel van het opstellen van een resultaatdefinitie

Aan het begin van het project is het vaak lastig om te bepalen wat er nu echt belangrijk is en aan welke eisen het eindresultaat van het project moet voldoen. Het risico bestaat dat er bepaalde zaken over het hoofd worden gezien of dat er verkeerde nadrukken worden gelegd. Bovendien kunnen er ook misverstanden zijn. Met een resultaatdefinitie voorkom je dergelijke problemen.

In ieder geval helpt de resultaatdefinitie om na te denken over het project. Het is op basis van de resultaatdefinitie dat je bepaalt of een project wel slaagkansen heeft en of je al dan niet met het project aan de slag gaat. Een zichzelf respecterende projectleider aanvaardt geen projecten die onmogelijk te realiseren zijn en zal dit ook zo aangeven.

Ook voor de opdrachtgever is een resultaatdefinitie handig. Vaak heeft de opdrachtgever namelijk wel een concreet idee voor ogen, maar kan hij maar moeilijk onder woorden brengen waaraan het resultaat moet voldoen. Door samen een resultaatdefinitie op te maken, help je zijn wensen naar eisen te vertalen. Bovendien verkrijg je ook een duidelijke graadmeter om het project te beoordelen. Als er op het einde van de rit aan alle eisen is voldaan en als daarbij binnen het budget en de vastgelegde termijn is gebleven, kan de opdrachtgever niet anders dan tevreden zijn.

De resultaatdefinitie wordt met andere woorden bij de start van het project opgesteld en is zelfs een van de eerste dingen die men zal doen. Het helpt namelijk om een goed beeld van het project te krijgen. De resultaatdefinitie zal je bovendien ook in de volgende fasen nodig hebben. Het zal namelijk de basis vormen voor de definitiefase, waarbij de resultaatdefinitie concreet wordt gemaakt door middel van SMART-doelstellingen.

Redactie van de resultaatdefinitie

Het opstellen van een resultaatdefinitie begint in de eerste plaats met het doornemen van de reeds bekende eisen die de opdrachtgever stelt. Vervolgens zal je informatie moeten verzamelen met betrekking tot het probleem, de aanleiding, het doel, het gewenste resultaat, de afbakening, de eisen, de wensen en de neveneffecten. Al snel zal je op vragen uitkomen. Die vragen giet je in een vragenlijst die je met de opdrachtgever doorneemt. Vaak zal blijken dat ook de opdrachtgever nog geen helder beeld heeft van het project en dan is het samen vastleggen van concrete, meetbare, haalbare en houdbare resultaatsdoelen een grote meerwaarde. Voorbeelden van vragen die je daarbij kan stellen, zijn:

• Wat moet er klaar zijn als het project is afgerond?
• Wanneer moet het project klaar zijn?
• Wat mag zeker niet?
• Zijn er bepaalde voorkeuren m.b.t. de realisatie?
• Zijn er voorbeelden van andere resultaten die de opdrachtgever mooi vindt?
• Op welke punten heeft het projectteam vrijheid
• Voor welke punten is er extra overleg wenselijk?

Het antwoord op deze vragen giet je in een uitwerking die je opnieuw met de opdrachtgever bespreekt. Doe hierbij nooit aannames: als iets nog niet duidelijk is, stel je opnieuw vragen. Meestal volgen er zo twee extra rondes, want bovenstaande voorbeeldvragen zijn natuurlijk nog steeds te vaag. Onthoud dat zelfs wanneer alles voor jou duidelijk is, zo’n extra praatronde een meerwaarde kan zijn. Als de opdrachtgever enkele dagen de tijd heeft gehad om over de zaken na te denken, kan hij bij de volgende ronde het een en ander allicht verder concretiseren. In de praktijk doorloop je bij het opstellen van de resultaatdefinitie dan ook de volgende stappen:

• Win informatie in bij de opdrachtgever
• Vergaar extra informatie, bijvoorbeeld uit eerdere soortgelijke projecten
• Registreer alle ideeën van de klant of eigen ideeën
• Markeer alle onduidelijkheden of vage woorden
• Stel concrete vragen op en bespreek de onduidelijkheden met de opdrachtgever
• Verwerk opnieuw informatie en markeer andermaal de onduidelijkheden
• Bespreek de onduidelijkheden met de opdrachtgever
• Dit proces herhaalt zich tot alle onduidelijkheden zijn verdwenen
• Formuleer de projectdefinitie in een leesbare tekst die voldoende concreet en meetbaar is
• Vraag de opdrachtgever om goedkeuring

Aandachtspunten bij het opstellen van de resultaatdefinitie

Houd er rekening mee dat het opstellen van een resultaatdefinitie moeilijker is dan het lijkt. Niet alleen heeft de opdrachtgever niet altijd zelf een optimaal zicht op de eigen wensen, maar bovendien blijkt achteraf wel vaker dat er toch verschillende interpretaties waren. “Ik dacht dat je X bedoelde”, is altijd een slecht teken. Bij het opstellen van een goede resultaatdefinitie zou het helemaal duidelijk moeten zijn wat iemand bedoelt. Dat lukt alleen door goed door te vragen en niet te vrezen voor verschillende vragenrondes.

Het klopt inderdaad dat de vele vragen in de aanvangsfase vaak voor ergernissen kunnen zorgen bij de opdrachtgever, zeker als hij er niet in slaagt om het voldoende onder woorden te brengen, maar het is aan de projectleider om hem duidelijk te maken dat het antwoord op deze vragen echt van groot belang is voor het slagen van het project.

Houd er verder rekening mee dat een resultaatdefinitie altijd zo concreet mogelijk moet zijn. Zeg bijvoorbeeld dat er 1.000 flessen met een inhoud van 100 ml moeten worden gemaakt, maar denk ook aan specifieke eigenschappen. Hoe concreter, hoe beter: spreek niet gewoon van rood maar benoem het specifieke RAL-kleur. Weet tot slot dat een resultaat altijd een toestand uitdrukt. Zo’n toestand is een zelfstandig naamwoord en nooit een werkwoord (een actie).