Wat is scope creep en hoe kan ik het voorkomen?

Scope creep is een van de redenen waarom veel projecten falen, hoewel het zeker niet de enige is. Scope creep wordt ook wel eens feature creep of requirement creep genoemd. Hoe dan ook is het een fenomeen waar elke projectmanager vroeg of laat wel eens mee te maken krijgt. Bij scope creep wordt de scope van het project, de doelstellingen van een project, langzaam en vaak zelfs bijna onmerkbaar uitgebreid. Dat zorgt ervoor dat projecten in moeilijkheden kunnen komen.

Scope creep en de gevolgen voor een project

Het is de projectmanager die, naast bijvoorbeeld het opstellen van de planning, de scope van een project in kaart moet brengen. De scope heeft betrekking op de doelstellingen van het project. Bij een project is er altijd sprake van een ijzeren driehoek, een delicaat evenwicht tussen tijd, budget en scope. Als een van deze factoren wijzigt, heeft dat gevolgen voor de andere factoren. Minder tijd betekent dat doelstellingen niet worden gehaald of dat het budget wordt overschreden om ze alsnog te behalen. Minder budget betekent dat er minder tijd naar het budget kan gaan en dat de scope moet worden bijgesteld.

En als de scope uitbreidt, zal dat ook gevolgen hebben voor de benodigde tijd en het benodigde budget. Deadlines worden niet gehaald of er moet meer budget naar het project gaan, waardoor de winstmarge afneemt. In het slechtste geval worden zowel de beschikbare tijd als het beschikbare budget overschreden en faalt het project.

Opdrachtgevers spelen vaak een belangrijke rol bij scope creep. Aanvankelijk weten ze nog niet goed wat er moet gebeuren en langzaamaan vragen ze telkens maar weer om wijzigingen en uitbreidingen. Ze denken dat dergelijke kleine wijzigingen geen invloed hebben op de planning en het budget, maar niks is minder waar.

Scope creep voorkomen: belangrijke rol voor de projectmanager

Als projectmanager kan je het project op verschillende manieren wapenen tegen scope creep. Zorg er bijvoorbeeld voor dat het bij aanvang duidelijk is wat de wensen van de klant zijn, leg ze goed vast en documenteer ze goed. Communiceer ook goed met de klant. Geef duidelijk aan dat wijzigingen aan de scope gevolgen hebben. Bij voorkeur blijf je trouw aan het budget en de tijd. Dat wil zeggen dat als er een doelstelling bijkomt, er een ander doel verdwijnt of afzwakt. Zo verruimt de scope niet, maar wijzigt het alleen. Daarnaast is het belangrijk om de activiteiten van projectmedewerkers goed te managen, want ook zij kunnen ongemerkt buiten de scope opereren.

Een alternatieve oplossing is om te werken met tokens. Daarbij krijgt de opdrachtgever een aantal tokens toe die hij kan inzetten voor extra projecturen. Dan wordt er al bij het begin van het project rekening gehouden met een aantal flexuren en zijn zowel tijd als budget hierop afgestemd. Het systeem legt ook de verantwoordelijkheid bij de opdrachtgever, die zelf bepaalt of en waarvoor hij de tokens al dan niet inzet. Als klanten hun tokens niet gebruiken, kunnen er zelfs kortingen worden toegekend. Uiteraard is het dan wel belangrijk om alles heel meetbaar te maken, bijvoorbeeld door te werken met automatische timetracking. Bovendien zijn niet alle projecten even geschikt om te werken met dergelijke tokens.