Checklists: een meerwaarde voor elke projectmanager

Een slimme projectmanager maakt gebruik van checklists. Met checklists is het eenvoudig mogelijk om aan kwaliteitsbewaking te doen. Het is een van de redenen waarom projectmanagementsoftware vaak de mogelijkheid aanbiedt om zelf checklists aan te maken. Wat checklists zijn, wanneer ze nuttig zijn en welke checklists niet mogen ontbreken, ontdek je hieronder.

Wat is een checklist?

Een checklist, ook wel eens een afvinklijst of een controlelijst genoemd, is een lijst met punten die moeten worden gecontroleerd. Een checklist wordt vooral gebruikt als controle-instrument. Je gebruikt een checklist bijvoorbeeld bij het afsluiten van een projectfase en gaat pas over naar de volgende projectfase als alles is afgevinkt.

Checklists worden in talloze vakgebieden gebruikt en zijn vooral nuttig wanneer er risicovolle taken worden uitgevoerd. Onder andere in de luchtvaart, in de ruimtevaart en in de klinische geneeskunde maakt men gebruik van checklists. Alle vakjes moeten dan zijn afgevinkt voordat een vliegtuig mag opstijgen, een ruimtetuig mag worden gelanceerd of een hersenkwab wordt blootgelegd.

Waarom heeft een projectmanager een checklist nodig?

Als projectmanager zijn er veel dingen om aan te denken. Het is dan ook helemaal niet gek dat je al eens iets zou vergeten. Toch kan je dat maar beter niet doen, want een vergetelheid kan grote gevolgen hebben. Een goede manier om dat te voorkomen, is door te werken met checklists. Zeker als het aankomt op geld, tijd en kwaliteit kunnen goede checklists niet ontbreken.

Een checklist zorgt ervoor dat de uit te voeren controles volledig en consistent zijn. Checklists worden dan ook voornamelijk gebruikt als controle-instrument en ter kwaliteitsbewaking. De redenering is dat het eenvoudiger is om te controleren of alle aankruisvakjes zijn aangevinkt dan om te controleren of er aan alle geschreven eisen is voldaan.

Voorbeelden van checklists voor projectmanagers

Er zijn verschillende momenten waarop een checklist nuttig kan zijn voor een projectmanager. In de eerste plaats is het aan te raden om een checklist te gebruiken bij het dagelijkse beheer van het project. Met behulp van een checklist zorg je ervoor dat je grip hebt op de tijd, het budget en de kwaliteit, maar bijvoorbeeld ook op de informatiestromen en op de organisatie van het project.

Ook bij de evaluatie van een project is een goede checklist heel nuttig. Deze checklist gebruik je om zeker te zijn dat je het project wel op de juiste manier evalueert. Je kijkt dan op een correcte manier terug op je aanpak, op het verloop van het project en op de keuzes en beslissingen die vooraf en tijdens het project zijn gemaakt. De checklist is een rechtstreekse hulp om het project te evalueren.

Zelf checklists maken met projectmanagementsoftware

Er bestaan kant-en-klare checklists die min of meer universeel voor alle projecten te gebruiken zijn, maar in de praktijk is dat niet de beste keuze. Elk project is uniek en verdient dan ook eigen checklists. Bij sommige projectmanagementsoftware is het mogelijk om zelf checklists te programmeren en om te voorkomen dat er naar een volgende fase wordt overgegaan voordat er aan alle eisen is voldaan. Het bewijst de meerwaarde van het gebruik van goede projectmanagementsoftware.