Hoe schat ik wat de Earned Value van een deeltaak is?

In onze vorige blog hadden we het over Earned Value Management (EVM) en hoe de Earned Value (EV) kan helpen om de voortgang van een project te bewaken. Centraal daarbij staat natuurlijk dat je correct de Earned Value van een taak kan berekenen. Daarover gaat dit blogbericht.

Budget staat centraal

In de aangehaalde vorige blog namen we aan dat er een directe relatie bestaat tussen het geld dat aan een taak zou moeten worden besteed en de Earned Value. Dan is het zo dat wanneer je 60% van het totale taakbudget hebt uitgegeven, de taak ook voor 60% is afgerond. Dit is de methode die het vaakst wordt gebruikt en die ook het eenvoudigst is toe te passen.

Het probleem daarbij is echter dat een project niet altijd zo eenvoudig werkt dat je gewoon twee budgetten met elkaar kan vergelijken. Wil je bijvoorbeeld kijken naar de progressie van een deelfase, dan wordt het al moeilijk. Sommige opdrachten hebben nu eenmaal betrekking op verschillende geïntegreerde projectonderdelen. Dan is het niet duidelijk welk budget is opgebruikt.

Andere aspecten zijn dan weer echte denkprocessen waarbij er geen geld wordt uitgegeven, maar waarbij het project ondertussen natuurlijk wel voortgang kent. In zo’n gevallen kan je enkel maar schatten. Er zijn drie methoden om dat te doen.

Procent-voltooidmethode

Bij deze methode neem je aan dat de Earned Value gelijk is aan de breuk van het gedeelte van de activiteit die is voltooid met het totale budget voor die activiteit. Dit is vooral relevant wanneer het een en ander vrij objectief te bepalen is.

Wanneer er bijvoorbeeld 500 identieke onderdelen moeten worden gemaakt en er een budget is van 10.000 euro, zal de Earned Value bij 100 van deze onderdelen gelijk zijn aan 2.000 euro (of 10/500 van 10.000 euro). Dit kan dan ook vergeleken worden met het totale projectbudget.

In veel gevallen zal de schatting veel sterker afhangen van subjectieve oordelen en is de procent-voltooidmethode niet altijd even accuraat. Dergelijke subjectieve oordelen liggen bij projectmanagementsoftware sowieso moeilijk. Computers denken nu eenmaal aan de hand van formules en houden niet van zo’n subjectiviteit.

Mijlpaalmethode

Bij de mijlpaalmethode pak je het anders aan. Hier neem je aan dat er pas Earned Value ontstaat wanneer een activiteit volledig is afgerond. De Earned Value is dan gelijk aan nul tot wanneer de activiteit helemaal klaar is, waarna het budget voor 100% is opgebruikt.

Dit is in feite minder nauwkeurig omdat er in werkelijkheid natuurlijk progressie en meerwaarde is en budget werd uitgegeven. Deze methode wordt vaak gebruikt wanneer enig voorbehoud wenselijk is en de verwachtingen in toom moeten worden gehouden. Het nadeel is dat het lijkt alsof het budget altijd wordt overschreden. Hierdoor wordt deze methode soms gebruikt om de progressie ten opzichte van derden te communiceren, terwijl er intern een andere methode wordt toegepast.

50/50-methode

De 50/50-methode is een variant op de mijlpaalmethode. Hierbij wordt aangenomen dat de Earned Value gelijk is aan 0 wanneer de activiteit nog niet is begonnen, gelijk is aan 50% van het toegewezen budget van zodra er aan de activiteit is begonnen en gelijk is aan 100% van het toegewezen budget wanneer de activiteit volledig is afgerond. Deze methode wordt vaak toegepast.

Net zoals de mijlpaalmethode is deze methode geschikt om de Earned Value te benaderen zonder dat het nodig is om te weten welk deel van de taak is voltooid. Om de nauwkeurigheid te bewaken, is het wel belangrijk dat het project in relatief korte werkopdrachten wordt onderverdeeld.