Wie moet een projectopdracht maken?

Nog te vaak is het antwoord op deze vraag de projectleider of de opdrachtgever. Het klopt dat de projectleider een belangrijke actor is bij het maken van de projectopdracht en dat hij de wensen van de klant in duidelijke doelstellingen en acties moet omzetten, maar net omdat de projectopdracht de basis is van het hele project mag hij nooit op eigen houtje handelen. En een opdrachtgever speelt het natuurlijk niet alleen klaar. Toch is er nog een belangrijke actor die niet te negeren valt: de projectmedewerker. Een goede samenwerking dringt zich op.

De opdrachtgever

De opdrachtgever kan zowel een intern (bv. intern onderzoeksproject) als een extern persoon (bv. softwareontwikkeling voor een klant) zijn. De opdrachtgever is de persoon die het laatste woord heeft, knopen doorhakt en de eindverantwoordelijkheid heeft. Hij zet de krijtlijnen uit waaraan het project moet voldoen en die verantwoordelijkheden horen nu eenmaal niet bij het takenpakket van de projectleider. Bij het uiteenzetten van een projectopdracht moet de projectleider dan ook altijd met de opdrachtgever onderhandelen en zorgen dat het qua omvang, doelstellingen en middelen goed zit. Soms hebben opdrachtgevers grote eisen en weinig middelen. Het is niet aan de projectleider om dan op eigen houtje andere beslissingen te nemen.

De projectleider

Dat de projectleider een belangrijke rol speelt, is voor iedereen wel duidelijk. De projectleider is uiteindelijk de initiator, coördinator en dirigent tegelijk. Hij heeft veel bewegingsvrijheid, maar is wel beperkt door de goedkeuring door de opdrachtgever. Het gaat dan ook niet om zijn project. Bij de redactie van een projectopdracht moet hij nauwgezet overleg plegen met de opdrachtgever. Het is zijn verantwoordelijkheid om de opdrachtgever juist, volledig en tijdig te informeren en om het maximum te halen binnen de door de opdrachtgever uitgezette krijtlijnen. Ook voor de redactie van een projectopdracht geldt net hetzelfde.

Rol voor de projectmedewerker

De projectmedewerkers zijn uiteindelijk de personen die het project moeten uitvoeren. Zij werken inhoudelijk en moeten daarbij rekening houden met de afspraken die tussen de projectleider en de opdrachtgever zijn gemaakt. Het komt wel vaker voor dat deze afspraken gewoon niet werkbaar zijn. En dat komt omdat de projectmedewerkers te laat bij het project zijn betrokken.

In een ideaal scenario is de rol van een projectleider vooral coördinerend en betrekt hij de projectmedewerkers al zo vroeg mogelijk bij het project. Dat wil zeggen dat de afgebakende projectopdracht eerst aan hen wordt voorgesteld vooraleer het voorstel naar de opdrachtgever terugvloeit. Tussen de opdrachtgever en de projectmedewerkers is er met andere woorden geen rechtstreekse communicatie, maar via de projectleider zal dat in de praktijk wel het geval zijn.

Van een driehoeksverhouding is er met andere woorden geen sprake. In de praktijk is de verhouding tussen de projectleider en de projectmedewerker eerder een kopie van de verhouding tussen de opdrachtgever en de projectleider. Dat wil zeggen dat projectmedewerkers ook tijdig, juist en volledig hun projectleider moeten informeren en dat het in deze verhouding de projectleider is die de knopen moet doorhakken.