Wat is een projectprocesoverzicht?

Er bestaat niet zoiets als een project zonder fasering, want anders spreken we over een klus of een opdracht. Grote en complexe projecten werken aan de hand van een stappenplan dat bestaat uit talloze deelstappen, waarbij verschillende fasen onderling van elkaar afhankelijk zijn en waarbij er bottlenecks kunnen ontstaan die voor kwalijke vertragingen zorgen. Enkel door een project goed te faseren en dergelijke bottlenecks te voorkomen of slim te voorzien, kan een project tijdig en binnen het budget worden afgerond. In de praktijk zal het projectdossier dan ook altijd een duidelijk projectprocesoverzicht bevatten.

Wat is een projectprocesoverzicht?

Met het projectprocesoverzicht, dat vaak een stroomdiagram is, is het project in allerlei deelfasen onderverdeeld. Via pijlen is de onderlinge afhankelijkheid van verschillende deeltaken weergegeven. Daarnaast bevat het projectprocesoverzicht zogenaamde mijlpalen. Dit zijn momenten waarop er opnieuw overleg plaatsvindt en waarbij er keuzes worden gemaakt.

Rekening houden met tijd en budget

Een goed projectprocesoverzicht houdt ook rekening met de tijdgebondenheid van de verschillende deeltaken. Dit wil zeggen dat het projectprocesoverzicht wordt weergegeven in combinatie met een tijdlijn. Door dit te doen en daarbij rekening te houden met realistische deadlines, kan het project tijdig worden afgerond. Het werken met een tijdlijn geeft meteen ook duidelijk aan waar er belangrijke vertragingen kunnen worden opgelopen. Door alvast de nodige marge te voorzien of de onderlinge afhankelijkheid te doorbreken, kan de vertraging in het slechtste geval toch beperkt worden.

In principe zou je hetzelfde kunnen proberen doen met het budget en aangeven hoe het budget stap voor stap wordt opgebruikt, maar dit is veel moeilijker visueel vast te leggen en kan niet zomaar op een eenvoudige schaal worden weergegeven. In onze eerdere blogs over Earned Value Management en de Earned Value van deeltaken lees je bijvoorbeeld hoe het budget wel kan worden gebruikt om de voortgang te monitoren.

Het projectprocesoverzicht in de praktijk

In de praktijk zal er op basis van het projectverzoek eerst een globale faseringsopzet worden samengesteld. Deadline en budget staan daarbij centraal. Dit kan vervolgens aan de opdrachtgever worden voorgesteld. In samenspraak met de opdrachtgever kunnen er dan nog wijzigingen plaatsvinden. Ook mijlpalen worden samen met de opdrachtgever in het projectprocesoverzicht opgenomen.

Soms is het ook nuttig om verschillende projectprocesoverzichten op te stellen. Het is bijvoorbeeld niet ongewoon dat een project onmogelijk kan passen binnen het budget en de deadline van de opdrachtgever, bijvoorbeeld omdat er dure externe werkkrachten moeten worden ingehuurd om de strakke deadlines te halen. Mogelijk kan er dan een andere projectfasering worden voorgesteld waarbij de doorlooptijd misschien wel iets langer is, maar waarbij er wel binnen het budget wordt gebleven.

Essentieel onderdeel van goede projectmanagementsoftware

Een projectprocesplan is handig om vooraf inzicht te krijgen in het projectproces, binnen het budget te blijven en de deadlines niet te overschrijden. Daarnaast vergemakkelijkt het het overleg met opdrachtgevers en kunnen zij zich voortdurend een beeld vormen van in welke fase het project zich bevindt. Ten slotte is het ook intern een belangrijk instrument, bijvoorbeeld omdat een nieuwe projectmanager eenvoudiger kan inpikken. Daarom zal goede projectmanagementsoftware altijd over tools beschikken om het projectproces te plannen, de voortgang te tracken en het een en ander visueel weer te geven.