Wat is een projectmanagementinformatiesysteem (PMIS) en waarvoor dient het?

Er mag nog zo’n goed projectplan aan de basis van een project liggen: vrijwel altijd gaat er iets mis. Uiteindelijk vertrekt een projectplan dan ook van ramingen en schattingen. Daarom is het heel belangrijk om het project van nabij op te volgen, te analyseren en zo nodig bij te sturen. Een projectmanagementinformatiesysteem of PMIS speelt daarbij een belangrijke rol.

Betekenis van een projectmanagementinformatiesysteem (PMIS)

Een projectmanagementinformatiesysteem of PMIS is de verzameling van apparatuur, middelen en processen om informatie over het projectwerk te verzamelen, op te slaan, te documenteren en te analyseren. Een PMIS bestaat steeds uit drie onderdelen, hieronder zijn ze weergegeven en kort besproken.

Invoer

Het projectmanagementinformatiesysteem verzamelt een aantal gegevens die moeten worden ingegeven. Binnen projectmanagement is het voornamelijk belangrijk dat het duidelijk is welke informatie moet worden verzameld, wie daarvoor verantwoordelijk is, wanneer de informatie wordt verzameld en hoe de verzamelde informatie moet worden ingegeven. Uiteraard is het de bedoeling dat deze informatie zo nauwkeurig en actueel mogelijk is.

Opslag

De verzamelde informatie wordt vervolgens in een systeem opgeslagen. Voorbeelden van informatie die wordt opgeslagen zijn het aantal gewerkte projecturen, de bestede projectmiddelen of de gemaakte onkosten. Wat de analyse betreft, gaat het veelal om een gecombineerd rapport over alle activiteiten en de belangrijke gebeurtenissen.

Uitvoer

Ten slotte is het natuurlijk de bedoeling dat de opgeslagen informatie wordt verwerkt en in concrete rapporten wordt gegoten. Deze rapporten worden gebruikt om de voortgang van het project te bewaken, na te gaan in welke mate de deadline kan worden gehaald en of de middelen wel voldoende efficiënt worden ingezet.

Sommige projectmanagers geven hierbij ook weer in welke mate een project is afgerond, maar zelden zijn dergelijke percentages echt betekenisvol. Wat is per slot van rekening een project dat voor 50% is afgewerkt? Zijn dan 50% van alle taken afgewerkt? Is het budget voor 50% opgebruikt? Hebben we 50% van de geschatte uren gepresteerd? En houden we daarbij ook rekening met wat externe partners nog allemaal moeten doen? Enkel wanneer activiteiten in eigen beheer zijn en elke activiteit exact hetzelfde is, zou je echt met zo’n percentages kunnen werken. Bij projectmanagement is dat zelden het geval. Beter is het dan ook om de voortgang aan te duiden door middel van een Gantt-grafiek.

Een projectmanagementinformatiesysteem gebruiken

Wil je een PMIS gebruiken om je projectvoortgang op te volgen? Dan heb je de keuze tussen een handmatig PMIS-systeem en een automatisch PMIS-systeem. Ze hebben elk hun eigen voor- en nadelen. Een handmatig PMIS-systeem, waarbij je onder andere werkt met handgeschreven logboeken, heeft natuurlijk het voordeel dat je er geen speciale computers of software voor nodig hebt. Anderzijds kan dit al snel heel omvangrijk en tijdrovend worden en is het risico dat gegevens verloren gaan groter.

Via geautomatiseerde systemen kan je gegevens veel efficiënter en veiliger opslaan, kan je ze razendsnel verwerken en zijn rapporten vaak al in enkele seconden beschikbaar. Hiervoor kan je werken met spreadsheetprogramma’s zoals Microsoft Excel of databasesoftware zoals Microsoft Access, maar er bestaan ook gespecialiseerde projectmanagement tools die helpen om je project te beheersen. Ontdek ze vooral even zelf en ga na hoe ook jij je producten veel beheersbaarder maakt.