Waarvoor gebruik je een participantenanalyse en hoe maak je het?

Projecten staan nooit op zichzelf. Ze kunnen niet los worden gekoppeld van andere afdelingen, collega’s, werkzaamheden en actoren. Velen hebben nu eenmaal belang bij het project, ongeacht of dit nu rechtstreeks of onrechtstreeks is. Uiteraard zullen velen er belang bij hebben dat het project slaagt, maar er zijn er ook die net baat hebben bij het mislukken ervan. Dit hoeft niet dramatisch te zijn, maar het is wel belangrijk dat men hier zo snel mogelijk zicht op heeft. Bij de redactie van het projectdossier moet er dan ook aandacht gaan naar de zogenaamde participantenanalyse.

Nut van een participantenanalyse

Een participantenanalyse, ook wel eens een krachtenveldanalyse genoemd, is kortweg een analyse van iedereen die bij het project betrokken is. Het gaat dan bijvoorbeeld om leveranciers en opdrachtgevers, maar ook om buurtbewoners die mogelijk stokken in de wielen willen steken.

Door een participantenanalyse op te stellen, reken je op een aantal voordelen. Je hebt bijvoorbeeld zicht op tegenstellingen en kunt hierop anticiperen. In het projectplan kan je bijvoorbeeld ook al rekening houden met de buurtbewoners, waardoor alle preventieve maatregelen al netjes ingebed zitten. Hierdoor hoeft het project niet onverwacht vertraging op te lopen en blijft het binnen het budget.

Het is wel belangrijk dat de participantenanalyse zo vroeg mogelijk wordt opgesteld. In de praktijk zal het meestal volgen na de probleemanalyse en een eerste verdieping in het project. Er zal vaak ook al een terugkoppelgesprek geweest zijn. Die informatie heb je nu eenmaal nodig om een participantenanalyse uit te kunnen voeren.

Een eigen participantenanalyse maken

Het is belangrijk dat een participantenanalyse altijd zo nauwgezet mogelijk wordt opgesteld. Er is in principe geen vast stramien, maar het door C. Oerlemans en P. Quant omschreven stappenplan[1] biedt wel extra houvast. Dit stappenplan gaat als volgt:

• Benoem de personen, groepen en instanties die tijdens het project een rol zullen spelen.
• Zet elke persoon, groep of instantie op papier en teken er een cirkel rond.
• Noteer telkens het aanspreekpunt van alle groepen of instanties.
• Vraag je af of er achter een groep of instantie nog andere groepen of personen zitten die ook een belangrijke rol spelen.
• Ga na in welke mate er contacten tussen deze cirkels lopen (werkelijke situatie)
• Verbind cirkels met lijnen wanneer hier contacten lopen.
• Kwantificeer het belang dat elke cirkel heeft bij het project. Een 10 geeft een heel hoog belang aan en een 1 een heel laag belang. Zet het cijfer in elke cirkel. Deze informatie is een meerwaarde voor de latere communicatiestrategie.
• Noteer bij elke cirkel of het gaat om meewerkers, meedenkers of meebeslissers. Ga ook na of deze groepen of personen zich in deze rol kunnen herkennen.
• Noteer bij elke cirkel of men zich actief of passief opstelt t.o.v. het project.
• Noteer bij elke cirkel of men zich voor of tegen het project opstelt.
• Noteer of het gaat om vrienden (actief + voor het project), vijanden (actief + tegen het project), kat-uit-de-boom-kijkers (passief + voor het project) of koffieautomaat-tegenstanders (passief + tegen het project).

Op basis van de verkregen indeling kan worden bepaald welke acties je gaat ondernemen, hoe je met hen gaat communiceren en welk standpunt je gaat innemen. Een strategie kan er bijvoorbeeld op gericht zijn om vijanden passief te houden of door contactlijnen tussen kat-uit-de-boom-kijkers en koffieautomaat-tegenstanders af te snijden.

[1] Oerlemans, C., & Quant, P. (2019). Projectdossier (1ste editie). Thema.