Uitgelegd: de betekenis en inhoud van een plan van aanpak

Bij de bespreking van de verschillende projectfasen hebben we het telkens gehad over het plan van aanpak. Bij elke projectfase komt het plan van aanpak dan ook terug. In dit blogbericht gaan we dieper in op het plan van aanpak. Wat is het plan van aanpak? Wat staat er in het plan van aanpak? Lees het hier.

Wat is een plan van aanpak?

Een plan van aanpak wordt ook wel eens een projectplan genoemd. In een plan van aanpak staan de voorwaarden op basis waarvan het project wordt uitgevoerd. Het komt voor het eerst aan bod bij de initiatiefase van een project en vormt de basis voor de andere projectfasen. Intern zal een plan van aanpak dan ook steeds verder worden geconcretiseerd. Een plan van aanpak is steeds een compromis tussen de eisen die de opdrachtgever formuleert en wat door de projectmanager als mogelijk wordt geacht. Kenmerkend is dan ook dat iedereen, van de opdrachtgever tot de projectverantwoordelijke en het projectteam, zich in een plan van aanpak moet kunnen vinden.

Inhoud van een plan van aanpak

Elk plan van aanpak zal natuurlijk anders zijn. Toch bevat elk plan van aanpak minimaal de volgende informatie:

• Bestaansgrond van het project: waarom komt het project tot stand (baten van het project), aan welke behoeften wordt voldaan et cetera.
• Doelstellingen van het project: concrete dienst- en productdoelstellingen en het concreet en meetbaar omschrijven van het te behalen resultaat.
• Beperkingen van het project: grenzen aan wat we willen en zullen bereiken (soms wegen de kosten niet op tegen de baten).
• Productbeschrijvingen: de kenmerken, functies en mogelijkheden van de producten of diensten die hun oorsprong vinden in het resultaat van het project (nog te vaak wordt er eerst een product gemaakt en volgt er later een productbeschrijving).
• Criteria voor productacceptatie: de criteria waaraan het product dat uit het project voortkomt minimaal moet voldoen om door de gebruikers geaccepteerd te worden.
• Omgang met onzekerheden: vaak is er sprake van onzekerheden en dan is het noodzakelijk dat het vooraf duidelijk is hoe er met nieuwe informatie moet worden omgegaan.
• Praktische afspreken: bv. inplannen van overlegmomenten in functie van de procesvoortgang.

Belang van een plan van aanpak

Een plan van aanpak is om verschillenden redenen belangrijk. Niet alleen omdat het duidelijkheid schept, zo heb je geen opdrachtgever die wispelturig is en voortdurend van mening verandert, maar ook omdat het de enige manier is om ervoor te zorgen dat kosten en baten in een goede verhouding blijven staan. Eigenlijk hebben alle partijen belang bij een goed plan van aanpak. Hieronder een aantal voorbeelden.