Deze 5 stappen moet je doorlopen bij de start van een project

Leestijd: ongeveer 3 minuten 3 juli 2020 0 reacties

Een goed project doorloopt altijd zes verschillende fasen en start bij de zogenaamde initiatiefase en definitiefase. Deze twee fasen vinden plaats in het prille begin van het project, nog vooraleer er echt wordt gewerkt. In deze startfase doorloop je steeds verschillende stappen. Het goed doorlopen van deze stappen bepaalt vaak of het project al dan niet een succes zal worden.

Inventarisatie van doelen en problemen

In de eerste plaats is het noodzakelijk om een duidelijk zicht te krijgen op alle doelstellingen die met het project te bereiken zijn en welke problemen daaraan verbonden zijn. Leg ook duidelijk het verband vast tussen problemen en doelstellingen. Soms is een probleem immers de inversie van een doel, maar soms kan een nieuw probleem weer een gevolg zijn van het bereiken van dat doel. Het afslanken van de problemen hoort steeds centraal te staan.

In deze fase inventariseer je volgende zaken:

  • Welke actoren hebben belang bij het project (voor wie is het bereiken van het doel belangrijk, bv. aandeelhouders bij het opdrijven van de winst)
  • Welke actoren hebben geen belang bij het project (voor wie nemen de problemen toe, bv. arbeiders die hun job verliezen)
  • Welke omgevingsfactoren kunnen of zullen een invloed uitoefenen op het verloop van het project, het bereiken van de doelstellingen of het toe- of afnemen van de problemen
  • Welk deel van het eindresultaat is het belangrijkst en urgentst

Doelen en problemen bijstellen

Een project mag niet blind zijn voor de actoren die geen belang hebben bij het project. Vaak zullen zij als omgevingsfactor nog steeds invloed uitoefenen op het bereiken van de doelstellingen. Zo kunnen vakbonden zich tegen de plannen verzetten. In deze prille beginfase is het de taak van de projectbegeleider om na te gaan hoe hij de harde standpunten zachter kan maken, de doelstellingen kan bijstellen of het ongenoegen kan doen afnemen. Zelden zullen de geïnventariseerde doelen volwaardig tot uiting worden gebracht maar moet er een optimale balans worden gevonden tussen het bereiken van doelstellingen en het wegwerken van probleemfactoren.

Roadmap opstellen

In voorgaande stap kwam je tot een voorlopige resultaatsspecificatie die op basis van nieuwe factoren altijd nog kan wijzigen. Toch is dit nu het resultaat dat je wilt bereiken. Bij de start van het project zet je alvast uiteen hoe je dat resultaat wil bereiken en faseer je de projectaanpak. Hiervoor kan je verschillende bestaande strategieën en werkmethodes volgen.

Projectbeheerplan opstellen

Een project zal nooit netjes de roadmap volgen en tussentijds zullen er zich altijd problemen voordoen. Een goed project beschikt over een uitgedokterd projectbeheerplan om met dergelijke problemen om te gaan. Daarnaast bevat het ook altijd instrumenten om de voortgang te bewaken.

Een PSU organiseren

Een PSU-conferentie (project-start-up) is een moment waarop alle actoren een gemeenschappelijk beeld krijgen van het project, de roadmap, de timing en de te bereiken doelstellingen. Het neemt onduidelijkheden weg en zorgt ervoor dat iedereen een globaal beeld krijgt, zelfs als er maar aan een enkel deelaspect van het project wordt gewerkt. Het zorgt voor teamgevoel en helpt om de werkzaamheden beter op elkaar af te stemmen. Tijdens de PSU is er ook ruimte voor opleidingsactiviteiten, overleg of zelfs inhoudelijke aanpassingen. De projectmanager beperkt zich tot de hoofdlijnen en specialisten hebben het bijvoorbeeld over de gevolgen voor de marketingafdeling of de financiën. Verwar een PSU niet met een PowerPointpresentatie. Voor kleine projecten kan zo’n PSU-conferentie al vier tot vijf uur duren. Voor grotere projecten spreek je al snel over enkele dagen.

De best gewaardeerde projectmanagement software van 2020!

(85 reviews)9.6/10
Projectmanagement software € 4,95 p/m
Ongelimiteerd
Inclusief mobiele app
30 dagen gratis
Projectmanagement software incl. factureren € 10,90 p/m
Ongelimiteerd
Inclusief factureren
Inclusief mobiele app
Projectmanagement software incl. boekhouden € 14,90 p/m
Ongelimiteerd
Inclusief boekhouden
Inclusief mobiele app
Projectmanagement software incl. boekhouden en factureren € 20,85 p/m
Ongelimiteerd
Inclusief boekhouden
Inclusief factureren
(14 reviews)8.9/10
Projectmanagement in de ERP software van AFAS Prijs op aanvraag
Eén ERP-oplossing
+ Urenregistratie
+ Boekhouding & CRM
(30 reviews)5.5/10
Exact projectmanagement software € 239,- p/m
Ongelimiteerd
Gratis trainingen
30 dagen gratis

Vergelijk alle projectmanagement software op prijs, reviews en functies!

Tags:

opstartfase, start

Doorlezen:

Geen reacties

Plaats reactie

Er zijn nog geen reacties op dit artikel. Plaats als eerste een reactie!

    Plaats reactie