De projectofferte: een moeilijke zaak?

Wanneer een klant om een projectofferte vraagt breekt het angstzweet al snel uit. In tegenstelling tot wanneer je een product verkoopt weet jij helemaal niet wat de kostprijs voor het project zal zijn. Jezelf uit de markt prijzen doe je liever niet. Verlies maken al helemaal niet. Maar hoe stel je dan in godsnaam een goede projectofferte op? Goed communiceren met de klant is hoe dan ook belangrijk.

Vaste prijs kan alleen met inzicht in het project

Vaak willen klanten een vaste prijs horen. Soms is dat wel degelijk een optie, namelijk wanneer je goed kan inschatten welke kosten je voor het project moet maken en hoeveel tijd er aan het project verloren gaat. Dat lukt alleen als je projectmanagementsoftware gebruikt en reeds een aantal soortgelijke projecten hebt afgerond. Met één voorbeeld kom je er natuurlijk nog niet: zorg dat je een ruimere steekproef hebt. Houd ook rekening met eventuele bijzonderheden van dit project en stel de prijs daarop af.

Als je steekproef onvoldoende groot is, werk je beter niet met een vaste prijs. Dat geef je dan ook gewoon eerlijk aan bij de klant. Probeer de klant wel te begrijpen: meestal wil de klant gewoon een beetje houvast. Je kan bijvoorbeeld eerlijk aangeven wat een eerder soortgelijk project kostte en een prijsindicatie geven (minimum, maximum en/of gemiddelde prijs). Als je een offerte opstelt kies je in dit geval om een indicatieve offerte. Eventueel kan je wel een maximumprijs afspreken. Zorg dat je ook daarin realistisch bent en realiseer je dat je het voornamelijk doet voor de gemoedsrust van de klant, zonder dat je onrealistisch duur hoeft over te komen. Niet te laag dus, maar al zeker niet te hoog.

Overweeg een offerte met een variabele prijs

Een offerte met een variabele prijs is voor jou de interessantste optie omdat je dan altijd een eerlijke prijs krijgt. In deze offerte geef je aan hoe je de prijs voor het project zal berekenen. Het nadeel is dan weer dat klanten hier niet altijd voor te vinden zijn, zeker als er nog geen vertrouwensrelatie is. Ook hier kan je dus maar beter concreet zijn, bijvoorbeeld door meteen een inschatting te geven van de werken en daaraan een indicatieve totaalprijs te koppelen. Je kan eveneens aangeven dat de uiteindelijke factuur maar een aantal procenten van de inschatting mag afwijken.

De praktijk leert dat klanten het hier minder moeilijk mee hebben als ze je vertrouwen. Daarvoor is een heldere communicatie heel belangrijk. Zorg dat je de tijd neemt om met hen te spreken, leg uit wat een variabele prijs betekent en toon aan dat je hun wensen helemaal snapt. Focus daarbij ook niet al te hard op de prijs, maar toon het resultaat van eerdere projecten en wat het project de klant zal opleveren. De klant is dan niet helemaal zeker over de exacte prijs, maar wel over de kwaliteit. En voor veel klanten is dat ruimschoots voldoende.