De 4 meestgemaakte fouten bij projectmanagement

Projecten mislukken nog te vaak. Er zijn al talloze marktonderzoeken gemaakt en de cijfers variëren van 35 tot 90%, afhankelijk van de sector. Veel gemaakte fouten vallen nochtans eenvoudig op te lossen, zeker omdat ze vaak te maken hebben met slechte communicatie of planning. Het standaardiseren van projectmanagementprocessen kan veel problemen verhelpen. Hieronder de 4 vaakst gemaakte fouten.

Incompetentie

Veel projecten lopen fout omwille van incompetente projectleiders en teamleden. Zonder een goede projectmanager en voldoende talent loopt het al snel mis. Daarom is het belangrijk om blijvend te investeren in de ontwikkeling van projectmanagers, opdat ze zowel sociaal als inhoudelijk alle kennis en vaardigheden op zak hebben. Daarnaast moet je steeds inzicht hebben in de vaardigheden, expertisegebieden en de plus- en minpunten van alle medewerkers. Hierin betrek je ook externe consultants en zzp’ers. Op basis hiervan wijs je de juiste mensen toe aan het project.

Een gebrek aan of een fout projectmanagementproces

Een project managen is geen eenvoudige opgaven en zeker in het begin is het al eens wat zoeken. Het kan echter niet de bedoeling zijn dat er nooit een juiste weg wordt gevonden en dat elk project maar een beetje blijft aanmodderen. Vandaar dat het belangrijk is dat je afgesloten projecten analyseert en nagaat welke aspecten je meeneemt naar een volgend project. Hierdoor bouw je stap voor stap aan een standaard projectmanagementproces. Let daarbij wel op dat je niet al te veel regels en protocollen oplegt, want uiteindelijk is elk project anders en is er altijd wel nood aan flexibiliteit en vrijheid.

Dankzij projectmanagementsoftware maak je het eenvoudiger om een standaard projectmanagementproces op te zetten en om afgesloten projecten diepgaand te analyseren. Maak er zeker gebruik van.

Gebrek aan duidelijke doelstellingen

Een project heeft steeds een einddoel. Het moet voor alle gebruikers duidelijk zijn wat dat einddoel is. Dit doen de meeste projectmanagers wel goed, maar daarnaast is het ook belangrijk om deeldoelstellingen te formuleren en ze tussentijds te evalueren. Maak doelstellingen steeds duidelijk meetbaar en zorg dat er geen voer voor discussie is. Hang er steeds deadlines aan vast, maar wees daarbij niet onrealistisch. Wel vaker dringt de directie aan op strikte deadlines die niet kunnen worden gehaald. Communiceer je deze deadlines? Dan resulteert het vaak in half werk, slechte resultaten en uiteindelijk ook nog langere vertragingen omdat sommige zaken opnieuw moeten worden gedaan.

Slecht communiceren

De hoofdoorzaak van falende projecten blijkt toch vooral miscommunicatie te zijn. Zo wordt er vaak te weinig, te laat of onvoldoende gericht gecommuniceerd. Daarnaast is de communicatie vaak niet afgestemd op de doelgroepen. Daarom is het zo belangrijk dat projectmanagers de taal van hun doelgroep begrijpen en spreken. Een goede interne doorstroming in het bedrijf, met bijhorende opleidingen, is vaak een beter idee dan het aanwerven van externe projectmanagers. Daarnaast beschikt projectmanagementsoftware meestal over communicatietools om nog sneller intern te communiceren.

Voorkom fouten en gebruik projectmanagementsoftware

Veel van deze fouten kan je eenvoudig voorkomen met behulp van projectmanagementsoftware. Hiermee maak je het proces inzichtelijk, koppel je er meteen ook doelstellingen aan en leer je van vorige processen. Natuurlijk zal je nog wel eens fouten maken, maar het belangrijkste is dat je ervan leert en ze niet blijft maken. Vergelijk projectmanagementsoftware en behaal de doelstellingen.