Begin van een project: stel een ODAT’je op

Als een project start, is het belangrijk dat het een en ander op papier wordt gezet. Men moet inzicht krijgen in de verwachtingen, in de uit te voeren activiteiten en in de deadlines die daarbij gelden. Een goede manier om dat te doen, is een ODAT’je opstellen. Daarbij komen deze verschillende zaken aan bod. We leggen het voor je uit.

Wat is ODAT?

ODAT is een ezelsbruggetje dat staat voor Onderwerp, Doel, Aanpak en Tijd. Het zijn vier aspecten die ongelofelijk belangrijk zijn bij projecten. Het gaat er vooral om dat men al in de aanvangsfase van een project duidelijkheid schept over deze zaken. Er moet dus duidelijkheid zijn over het onderwerp van het project (het afbakenen van het project), de doelstellingen die moeten worden bereikt, de aanpak die ervoor moet zorgen dat deze doelstellingen worden bereikt en binnen welke tijdspanne het een en ander moet worden bereikt. In de praktijk is het belangrijk om een project te faseren en om daarbij te werken met deeldoelen en -resultaten, waarbij ook de beschikbare tijd per fase wordt weergegeven.

Onderzoek bevestigt het belang van een ODAT

Het belang van het uitwerken van een ODAT kwam aan bod bij het onderzoek projectmanagement (2018) van M. Rombout. Daarbij werden verschillende wethouders, afdelingshoofden, teamleiders, projectleiders en opdrachtgevers geïnterviewd.

Uit dat onderzoek bleek dat veel projecten beginnen zonder aan de voorkant eerst echt eens goed na te denken over de aanpak en het resultaat. Men merkt op dat het doel, het resultaat en de aanpak tijdens het traject al eens wijzigen en dat kan natuurlijk de bedoeling niet zijn. Bij dit onderzoek vonden er verschillende interviews plaats en daaruit bleek ook dat projecten niet altijd even goed worden opgeknipt in specifieke activiteiten en tussenresultaten. Daarom adviseert men om minimaal een ODAT uit te werken, waarbij er ook aandacht is voor de aspecten faseren, beslissen en beheersen.

ODAT voorkomt dat projecten falen

Enerzijds is het de bedoeling dat men trouw blijft aan de originele ODAT’jes. Het is niet de bedoeling dat projectmedewerkers gaandeweg de focus verleggen en extra deeltaken toevoegen. Hierdoor zou het eindresultaat misschien wel beter kunnen worden – en misschien ook niet –, maar hoe dan ook riskeert men dat de beschikbare tijd en het beschikbare budget worden overschreden. Hierdoor kan er nog steeds sprake zijn van een gefaald project: een project dat meer kost dan aanvankelijk verwacht en/of vertraging opliep. Het is namelijk niet alleen het resultaat dat telt.

ODAT en flexibiliteit

Dit wil anderzijds niet zeggen dat er tussentijds niet kan worden bijgestuurd. Het is net eigen aan projecten dat er tussentijds onverwachte zaken opdoemen. Hierin zal een ervaren projectmanager zich van een onervaren manager onderscheiden. Ervaren projectmanagers hebben vaak al in de aanvangsfase veel inzicht in het verdere verloop en kunnen dergelijke onverwachte zaken beter voorspellen en managen. Ook het gebruik van goede projectmanagementsoftware helpt. Er wordt dan sterk ingezet op tussentijdse evaluaties en op het actief managen van de projectvoortgang. Bij wijzigingen is een goede communicatie met de opdrachtgever hoe dan ook onontbeerlijk. Soms zal een opdrachtgever liever het doel (D) bijsturen dan extra activiteiten (A) en tijd (T) investeren. Dit verschilt per project en per opdrachtgever.