6 onmisbare functionaliteiten van projectmanagementsoftware

Zoals je in onze vergelijking van projectmanagementtools merkt, bieden bedrijven vaak een hele resem functionaliteiten aan. Op basis van deze functionaliteiten kan je eenvoudig goede projectmanagementtools vinden. Hierbij mogen een aantal essentiële functies niet ontbreken. Wat die essentiële functies zijn? Dat leggen we in dit blog even voor je uit.

Planningsfunctionaliteiten

Goed plannen is de basis voor elk project en dus ook voor projectmanagementsoftware. Enkel met planningsfunctionaliteiten kan je taken inplannen en bijhouden. Iedere aanbieder van projectmanagementsoftware biedt planningsfunctionaliteiten aan, maar je doet er goed aan om even te bekijken hoe men dit benadert. De meeste aanbieders beperken zich bijvoorbeeld tot gedeelde kalenders en notificaties bij het naderen van een deadline. Daarnaast zijn er ook projectmanagementtools die verder gaan en waarbij je taken en verantwoordelijkheden toewijst, in functie van de planning. Hierdoor kan je nog beter je project managen.

Taken managen

Met goede projectmanagementsoftware kan je taken toewijzen. Daarbij is het eveneens belangrijk om dergelijke taken ook diepgaand te kunnen managen. Bijvoorbeeld door ze in deeltaken onder te verdelen of door deadlines en budgetten toe te wijzen aan iedere taak. Bij de betere projectmanagementtools kan je vooraf een taakpad uitwerken waarbij de volgorde waarin de taak moet worden uitgevoerd, vaststaat. Niet alleen zorgt het ervoor dat het project soepeler verloopt, bovendien is het ook makkelijker om in te pikken wanneer de medewerker ziek of afwezig is.

Communicatietools

Eenmaal er veel actoren bij een project betrokken zijn, is het belangrijk dat jullie snel kunnen communiceren. Goede communicatietools zijn dan ook essentieel. De projectmanagementsoftware moet het met andere woorden mogelijk maken om gegevens of nieuwe gedetailleerde informatie centraal te delen. Veel projectmanagementtools kunnen dit, maar beperken zich enkel tot interne communicatie. Als je ook projectinformatie wilt delen met klanten, bijvoorbeeld om hen rechtstreeks op de hoogte te houden van de voortgang van de werken, moet je even op zoek naar projectmanagementtools die dergelijke functionaliteiten aanbieden.

Rapportagetools

Interne rapportagetools zijn hoe dan ook onmisbaar omdat ze een belangrijke bron van informatie zijn. Het is de enige manier om efficiënt inzicht te krijgen in de voortgang van het project. Ook op het einde van het project is het handig om even te rapporteren. Door te leren van vorige projecten bouw je aan een nog beter projectmanagement.

Budget beheren

Er gaan steeds verschillende fasen vooraf aan de uitvoering van een project. Hierbij wordt ook altijd bepaald wat de middelen voor het project zijn. Door budgetten toe te wijzen per fase of taak kan je alvast efficiënt het budget beheren. Daarnaast blijft het belangrijk om voortdurend de vinger aan de pols te houden en inzicht te hebben in het reeds bestede en beschikbare budget. De betere projectmanagementtools bieden ook budgettaire overzichten en helpen je zelfs om beter met de beschikbare budgetten om te gaan.

Timetrackingfunctionaliteiten

Ten slotte vinden we ook timetrackingfunctionaliteiten belangrijk. Hierdoor weet je hoeveel tijd er ook effectief aan bepaalde taken werd gespendeerd. Dit maakt het toekomstig plannen eenvoudiger, maar levert ook interessante informatie op voor de prijszetting. De optie kan eveneens nuttig zijn om automatisch uurtarieven te factureren.

Klinkt dit interessant? Vergelijk dan vooral zelf even projectmanagementsoftware via onze handige vergelijkingstool. Kies zelf welke functionaliteiten jij nodig hebt en vind meteen de beste projectmanagementsoftware.