5 tips om beter te vergaderen met projectteammedewerkers

# 1. Plan regelmatig vergaderingen in

In de eerste plaats is het belangrijk om op regelmatige basis vergaderingen in te plannen, zelfs als er niet meteen nood naar lijkt te zijn. Zo kunnen projectdeelnemers in ieder geval naar de vergadering toe werken. Het staat hen toe om problemen te bespreken en in de praktijk merk je al snel dat “onnodige” vergaderingen toch nog nuttig blijken te zijn. Daarnaast kunnen ze relaties met andere deelnemers onderhouden en blijven de deelnemers betrokken bij het project. Het is zelfs niet eens zo erg als er eens wordt gesproken over andere zaken dan het project: het versterken van de identiteit van een projectteam draagt in grote mate bij aan het succes van het project.

# 2. Maak een goede schriftelijke voorbereiding

Stel altijd voor de vergadering een agenda op. Dan kan iedereen dit vooraf al even bekijken. Een goede en duidelijke agenda zorgt ervoor dat iedereen voorbereid is en dat er wordt gewerkt en vergaderd. Geef projectmedewerkers ook de mogelijkheid om zelf agendapunten voor te stellen.

Daarnaast is het belangrijk om voorafgaand aan de vergadering een projectvoortgangsrapport te maken en dit aan de projectdeelnemers te bezorgen. Hierop kan tijdens de vergadering terug worden gekomen, maar een projectvergadering is hoe dan ook niet het moment om dat voor het eerst voor de kiezen te krijgen.

# 3. Zorg voor een maximale aanwezigheid

Het is belangrijk dat iedereen, in de mate van het mogelijke, aanwezig kan zijn. In de praktijk vergt dit al eens een vleugje flexibiliteit. Tracht samen met alle projectmedewerkers een vergaderschema op te stellen dat voor iedereen of voor zoveel mogelijk mensen haalbaar is.

Zorg er desgevallend voor dat niet altijd dezelfde personen afwezig zijn, bijvoorbeeld door de projectvergadering ook eens op andere momenten in te plannen. En zet eventueel in op telecommunicatiemogelijkheden, neem de vergadering op en bezorg afwezigen een verslag. Afwezigheid hoeft dan ook niet in onbetrokkenheid te resulteren.

# 4. Blijf bij de agendapunten

Een goede vergadering heeft altijd een moderator. Het is niet de bedoeling om al te veel uit te weiden over onbelangrijke zaken. Ook belangrijke zaken waar veel te diep op wordt ingegaan, moeten worden afgeblokt. Het is niet dat ze geen behandeling horen te krijgen, maar ze mogen de agenda niet verstoren. Wanneer ze echt te belangrijk zijn, kan er wel een later moment worden vastgelegd om hier verder op in te gaan of kan er na de ingeplande vergadering nog even een ad-hocvergadering plaatsvinden.

# 5. Goed communiceren bij onverwachte vergaderingen

Niet alle vergaderingen zullen vooraf kunnen worden vastgelegd. Wanneer er ineens problemen en knelpunten ontstaan, kan het noodzakelijk zijn om snel een vergadering in te plannen. Dan gaan bovenstaande tips niet altijd werken.

Omdat teammedewerkers zich niet op zo’n vergadering kunnen voorbereiden, is het belangrijk om goed te communiceren over wat het probleem is, waar de vergadering over zal gaan en welk doel jullie met de vergadering willen bereiken. Rond ook altijd af met duidelijke taken en verantwoordelijkheden en zorg ervoor dat iedereen die niet aanwezig kon zijn op de hoogte is van de besluiten.