4 goede redenen waarom je een projectdossier moet hebben

Leestijd: ongeveer 3 minuten 31 december 2020 0 reacties

In een projectdossier kruipt natuurlijk veel werk, terwijl een project al zo druk is en de deadlines extra strak zijn. En projectleiders zijn toch vooral doeners. Waarom hebben zij dan überhaupt een projectdossier nodig waarbij alles nog eens netjes op papier staat? Daar zijn verschillende redenen voor.

Projecten zonder projectdossier zullen genadeloos falen

Eigenlijk moet een project altijd goed gedocumenteerd zijn, want anders loopt het sowieso wel eens grondig fout. Dat komt omdat je als projectleider een project nooit alleen uitvoert. Wat jij allemaal voor ogen ziet, ziet een ander daarom nog niet. En dat is al helemaal het geval als er sprake is van verloop en er voortdurend nieuwe projectmedewerkers worden geïntroduceerd.

In de praktijk helpt een projectdossier de projectstructuur beter te organiseren en zorgt het ervoor dat de focus op de projectopdracht blijft liggen. Ook biedt het een houvast tijdens het plannen en organiseren van het project.

Antwoord op personeelsverloop

Niet alleen bij projectmedewerkers is er al eens sprake van verloop. Ook een projectmanager kan plotsklaps het project verlaten. Hij kan beslissen om elders te gaan werken of hij kan ineens uitvalverschijnselen vertonen. En tijdens een ochtendwandeling kan hij getroffen worden door de bliksem en gaan zijn goede ideeën samen met zijn grijze massa verloren. Nog te vaak wordt er pas bij de exitfase aan een dossier gedacht, terwijl dat eigenlijk altijd al klaar zou moeten liggen. Zeker bij belangrijke projecten.

Eenvoudiger verantwoording afleggen

Bovendien zijn er bij grote projecten vaak ook grote budgetten gemoeid. Men zal geen genoegen nemen met louter een goede boekhouding, maar men zal een stevige verantwoording van deze budgetten willen zien. Lijnmanagers moeten kunnen zien waar het geld heen gaat en hoe het wordt besteed. Dit is ook heel waardevolle informatie voor toekomstige projecten en het zorgt ervoor dat budgetten dan beter worden begroot. Hierdoor kan ook meteen het stressniveau omlaag.

Leren en evalueren

Het vorige brengt ons ook tot een ander belangrijk punt: de projectevaluatie. Uiteindelijk moet ieder project worden geëvalueerd. Daarbij gaat er aandacht naar wat goed ging en naar wat niet goed ging, maar wordt bovenal de waaromvraag gesteld. Met een goed projectdossier is het mogelijk om te zoeken naar antwoorden die ook voor volgende projecten waardevol kunnen zijn. Ook als projectmanager kan je op deze manier leren van je missers. En onthoud: er is niks mis met anderen van jou te laten leren. Jullie werken voor hetzelfde bedrijf en op die manier kan je het bedrijf extra laten groeien. Je moet namelijk niet denken dat egoïsten die zichzelf boven het bedrijf plaatsen, waarbij ze belangrijke informatie achterhouden op hun interne concurrenten, meer kans maken op promotie. Vaak is net het tegendeel waar.

Voordelen van een digitaal projectdossier

De keuze voor een projectdossier is duidelijk. Waar er meer twijfel over is, is hoe je het projectdossier vorm gaat geven. Je hebt bijvoorbeeld al keuze tussen een papieren projectdossier en een digitaal projectdossier. Een papieren projectdossier heeft vertrouwelijkheid als voornaamste voordeel, maar daar stopt het eigenlijk. Een digitaal projectdossier biedt meer voordelen. Zo werkt iedereen tegelijkertijd aan een actuele versie, worden wijzigingen meteen doorgegeven, bespaar je op klasseer- en afdrukkosten, kan het altijd worden geraadpleegd et cetera. Een goede beveiliging en toegangscontrole is hierbij natuurlijk wel belangrijk.

Wil je een digitaal projectdossier aanleggen? Bekijk dan nu de vele softwaremogelijkheden en maak gratis kennis met projectmanagementsoftware.

De best gewaardeerde projectmanagement software van 2021!

(85 reviews)9.6/10
Projectmanagement software € 4,95 p/m
Ongelimiteerd
Inclusief mobiele app
30 dagen gratis
Projectmanagement software incl. factureren € 10,90 p/m
Ongelimiteerd
Inclusief factureren
Inclusief mobiele app
Projectmanagement software incl. boekhouden € 14,90 p/m
Ongelimiteerd
Inclusief boekhouden
Inclusief mobiele app
Projectmanagement software incl. boekhouden en factureren € 20,85 p/m
Ongelimiteerd
Inclusief boekhouden
Inclusief factureren
(15 reviews)8.5/10
Projectmanagement in de ERP software van AFAS Prijs op aanvraag
Eén ERP-oplossing
+ Urenregistratie
+ Boekhouding & CRM
(31 reviews)5.6/10
Exact projectmanagement software € 239,- p/m
Ongelimiteerd
Gratis trainingen
30 dagen gratis

Vergelijk alle projectmanagement software op prijs, reviews en functies!

Tags:

projectdossier

Doorlezen:

Geen reacties

Plaats reactie

Er zijn nog geen reacties op dit artikel. Plaats als eerste een reactie!

    Plaats reactie